учёт : Адвокаты Москвы

Управленческий учет

19 Апр 2009 бухгалтерский учёт, делопроизводство

Для меня самое трудное определение и занятие. Мы уже рассмотрели бухгалтерский и финансовый учет. Управленческий учет венчает эти два учета. Служит он для целей управления. Вообще, «учетом» называть его не совсем корректно, но название существует, прижилось, приходится использовать. Фактически состоит из двух слов: «управлять» и «учитывать». От этого и оттолкнемся.
Управленческий учет состоит из плана задач, действий и целей на текущий и последующий периоды работы предприятия, опирается на данные финансового и бухгалтерского учета.
Еще одна формулировка.
Управленческий учет — процесс сбора, анализа и подготовки информации для управленческого персонала, которая позволяет ему увидеть полную картину деятельности предприятия и принимать обоснованные управленческие решения.
Служит для целей управления.
В современной литературе управленческий учет обычно сводят к управлению ресурсами предприятия, т. е. запасами сырья и товаров, расчету себестоимости, движением сырья и товаров по складу. Для этого существуют специальные компьютерные программы управления предприятием. Это все правильно. И действительно, управление себестоимостью и ресурсами вашего предприятия — это огромная часть управленческого учета. Для вашего персонала управленческий учет на этом заканчивается. Но вы как руководитель должны смотреть вперед, в будущее вашего предприятия. Вы должны производить планирование с помощью данных управленческого учета. Именно в этом состоит истинное предназначение управленческого учета для руководителя. Вы должны определять с помощью его данных, на какой величине вам необходимо удержать себестоимость, как вы это будете делать, какими ресурсами вы обладаете, какие задачи будут у вашей организации в следующем периоде.

Планирование производят обычно на год, полугодие, квартал, месяц. На месяц определяются наиболее точные цифры, конкретные задачи. На год — только общие показатели. Но они являются ориентиром. Сверяться с ними необходимо постоянно.
Управленческий учет сравним с бизнес-планом. Просто бизнес-план — это проект, а управленческий учет производится на основе фактических показателей прошедшего периода. Не пренебрегайте управленческим учетом, не забрасывайте его. Он является наиболее трудным из трех видов учета (финансового, бухгалтерского и управленческого). Финансовый и бухгалтерский учеты, во-первых, оперируют только цифрами, во-вторых, они работают с уже прошедшим периодом, с готовыми данными. Управленческий учет направлен вперед — это планирование. Необходимо правильно понять имеющиеся цифры, сделать выводы, принять необходимые решения и поставить новые задачи. Я не случайно пишу про правильное понимание цифр. Даже себестоимость можно рассчитать более чем одним способом. То же относится и к затратам: какие виды затрат относить к постоянным издержкам, какие — к переменным. Вам необходимо знать логику получения цифр, откуда они берутся. Это трудно. Будут не только правильные, но и ошибочные решения, завышенные и заниженные цели. Совет тут только один — учитесь. Других рецептов нет. Главное, чтобы вы это делали. Иначе организация будет развиваться, как получится. Причем получаться может замечательно. Возможно, будет расти, как на дрожжах. Все равно необходимо научиться планировать, предугадывать ситуацию, верно анализировать имеющиеся данные и улавливать тенденции. Опять же появится хорошая привычка. При ухудшении состояния дел поможет. А то, что ситуация временами будет ухудшаться, — это я вам гарантирую. Да и жизненный опыт говорит, что все хорошее когда-нибудь заканчивается. То же самое происходит с безудержным ростом — он тоже заканчивается. И начинается та самая конкурентная борьба. Вот тут вам эта хорошая привычка и пригодится. Так что управляйте и учитывайте.

Теги: управленческий учет, учёт, учетная политика

Способ оценки материально-производственных запасов

25 Ноя 2007 Юридические лица

Нормативной базой для постановки учета материально-производственных запасов являются:

Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 27 апреля 1998 г. № 34н (пп. 55-62) (в ред. приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. № 107н и от 24 сентября 2000 г. № 31н),
Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н. ПБУ 5/01 введено в действие начиная с 2002 г.

По данному элементу учетной политики указываются:

метод оценки материально-производственных запасов по их видам;
последствия изменения в учетной политике методов оценки материально-производственных запасов;
стоимость материально-производственных запасов, переданных в залог;
формирование учетных групп материальных ценностей (по субсчетам);
способ учета, заготовления и приобретения материальных ресурсов.

Все организации могут самостоятельно выбирать один из четырех методов оценки запасов при определении фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство.

Перечислим четыре варианта оценки запасов:

по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (ФИФО);
по себестоимости последних по времени приобретения запасов (ЛИФО);
по фактической себестоимости единицы запасов.

Один из выбранных методов списания материальных ресурсов в производство применяется в течение отчетного года.

При оценке запасов методом ФИФО, основанным на правиле «первая партия на приход — первая в расход», предполагается, что материальные ресурсы используются в отчетном периоде в последовательности их закупки, т.е. материалы, первыми поступающие в производство, должны оцениваться по себестоимости первых по времени закупок. При использовании этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе на конец отчетного периода, производится по фактической себестоимости последних по времени закупок, а в себестоимости проданной продукции (работ, услуг) учитывается стоимость закупок, более ранних по времени приобретения.

При применении метода ЛИФО, основанного на правиле «последняя партия на приход — первая в расход», материальные ресурсы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости последних по времени закупок. Стоимостная оценка материальных ресурсов, находящихся на складе на конец отчетного периода, в этом случае производится по фактической себестоимости более ранних по времени приобретения партий материалов.

Покажем результаты расчета фактической себестоимости материалов, списываемых в производство, и оценку стоимости материально-производственных запасов на конец отчетного периода с использованием методов ФИФО, ЛИФО и средней себестоимости на условном примере (для упрощения приводятся данные по одному виду материала).

Расчет с применением средней себестоимости приводит к результату, занимающему промежуточное положение, что и объясняет его наиболее частое применение, особенно когда не вполне очевидны выгоды того или иного метода оценки запасов.

В соответствии с п. 59 Положения готовая продукция в бухгалтерском учете отражается по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости либо по прямым статьям затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению возможны два варианта отражения в учете процесса приобретения и заготовления материалов. В первом случае формирование фактической себестоимости материалов осуществляется непосредственно на счете 10 «Материалы», во втором случае — с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При таком варианте организация ведет учет материалов на счете 10 по учетным ценам. Принципы формирования учетной цены устанавливаются организацией самостоятельно, выбранный метод закрепляется в учетной политике.

Теги: аналитика предприятия, бухгалтерский учет, запасы, предприятие, учёт

Организационно-технические вопросы учетной политики

23 Сен 2007 делопроизводство

Формирование организационной структуры бухгалтерской службы зависит от объема учетной работы в организации.

В соответствии со ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут выбрать различные варианты организации работы бухгалтерии:

1) учредить самостоятельную бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером;
2) в штатном расписании предусмотреть должность бухгалтера;
3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
4) осуществлять бухгалтерский учет лично.

Организация бухгалтерской службы предполагает определение функций главного бухгалтера, места бухгалтерии в системе управления предприятием, состава и соподчиненности входящих в нее подразделении и работников.

Для крупных и средних предприятий, имеющих сложную производственную структуру, необходима организация системы внутреннего учета и контроля, играющих важную роль в формировании на предприятии систем управленческого учета.

Требования по организации документооборота определяются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Главный бухгалтер самостоятельно составляет перечень учетных документов и график документооборота, в котором определены объем, последовательность и сроки выполнения учетных работ, их конкретные исполнители, порядок представления документа.

Для оформления хозяйственных операций организация может использовать как типовые формы первичных документов, содержащиеся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, так и разработанные самостоятельно, в том числе для ведения внутренней бухгалтерской отчетности.

Самостоятельно разработанные формы первичных документов должны обязательно включать реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а именно:

наименование документа;
код формы;
дату составления;
наименование организации, от имени которой составляется документ;
содержание хозяйственной операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение и правильность оформления хозяйственной операции;
личные подписи указанных должностных лиц.

Перечень форм первичных документов, разработанных организацией самостоятельно, утверждается приказом об учетной политике и приводится в приложении к нему.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию учета, соблюдение законности при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Главный бухгалтер организации не должен принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину, а в случае разногласий — без письменного распоряжения на то руководителя.

В этом случае всю полноту ответственности за последствия совершенных операций несет руководитель организации.

При принятии учетной политики организации должен быть утвержден рабочий план счетов бухгалтерского учета, разрабатываемый на основе типового плана счетов и соответствующий специфике деятельности организации. При утверждении учетной политики Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предусмотрена также разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

Средством накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных учетных документах, является совокупность регистров бухгалтерского учета.

В приказе об учетной политике следует указать и конкретную форму применяемых учетных регистров исходя из следующих вариантов: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, автоматизированная, упрощенная (для субъектов малого предпринимательства), журнал — Главная книга и др.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности периодически должна проводиться инвентаризация имущества предприятия и обязательств: основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств и ценных бумаг.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательные случаи проведения инвентаризации перечисляются в п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Теги: аналитика предприятия, документы предприятия, учёт, учетная политика, фирма

Коллективный договор

31 Авг 2007 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Организационные документы предприятия: Коллективный договор — это нормативно-правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения на предприятии (в организации, учреждении) и заключаемый работниками и работодателем в лице их полномочных представителей. Коллективный договор может заключаться предприятием в целом, а также в его филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В этом случае представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.
Заключение коллективного договора осуществляется в соответствии с Законом РФ от 11.03.92 № 2490-1 “О коллективных договорах и соглашениях” (с изм. от 24.11.95, 01.05.99, 30.12.01) и Трудовым кодексом РФ.
Так, в соответствии со ст. 10 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать полномочные представители трудового коллектива предприятия либо общее собрание работников. Сторонами коллективного договора являются работники и работодатель. Порядок, сроки разработки проекта и заключения коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами и оформляются приказом по предприятию.

Проект коллективного договора подлежит обязательному обсуждению работниками в подразделениях предприятия. Проект дорабатывается с учетом поступивших замечаний, предложений, дополнений. Доработанный проект коллективного договора утверждается общим собранием работников предприятия и подписывается со стороны работников участниками представительного органа.
Работодатель обязан обеспечить представителям работников возможность доведения разработанных ими проектов коллективного договора до каждого работника, предоставлять имеющиеся у него средства внутренней связи и информации, множительную и иную оргтехнику, помещения для проведения в нерабочее время собраний, консультаций, а также места для размещения информационных материалов.
Подписанный сторонами коллективный договор с приложениями в 7-дневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения предприятия для уведомительной регистрации. При этом вступление коллективного договора в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.
При осуществлении регистрации коллективного договора (соглашения) соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с настоящим Кодексом, законами, иными нормативно-правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор (соглашение), а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора (соглашения), ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.
Содержание и структура коллективного договора определяются ст. 13 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” и ст. 41 ТК РФ. В соответствии с положениями указанных документов в коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1) форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
2) механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
3) занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
4) продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;
5) улучшение условий и охраны труда работников, в т. ч. женщин и молодежи (подростков);
6) добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;
7) соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
8) экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
9) гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
10) контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;
11) социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
12) отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

В коллективном договоре могут содержаться и другие условия, обусловленные спецификой предприятия (дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации).

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

В коллективный договор включаются нормативные положения, если в действующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.
Как правило, коллективный договор заключается на срок до трех лет. Стороны имеют право продлить действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Указанный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в коллективном договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят, дополнят действующий. Действие коллективного договора распространяется на всех работников предприятия, его филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения.
Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления предприятия, расторжения трудового договора (контракта) с руководителем предприятия. При реорганизации предприятия коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации, а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон.
При смене собственника имущества предприятия действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранении, изменении и дополнении действующего.
В ходе пересмотра коллективного договора должен быть решен вопрос о возможности сохранения льгот для работников и выполнения других условий, предусмотренных прежним коллективным договором.

При ликвидации предприятия в порядке и на условиях, установленных законодательством, коллективный договор действует в течение всего срока проведения ликвидации.
Изменения и дополнения коллективного договора в течение срока его действия производятся только по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в коллективном договоре, а если он не определен, — в порядке, установленном законодательством для его заключения. При ликвидации предприятия претензии работников по коллективному договору удовлетворяются из имущества ликвидируемого предприятия в соответствии с гражданским законодательством. Размер средств, направляемых на удовлетворение претензий работников, определяется и распределяется по подразделениям и среди работников ликвидационной комиссией по согласованию с представителем работников, подписавшим коллективный договор с приложениями.
Стороны, подписавшие единый коллективный договор, ежегодно или в сроки, предусмотренные в коллективном договоре, отчитываются о его выполнении на общем собрании (конференции) работников предприятия.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с Трудовым кодексом. Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном законодательством.
Контроль за выполнением коллективного договора осуществляется сторонами и их представителями, а также органами по труду. При осуществлении контроля стороны обязаны предоставлять всю необходимую для этого имеющуюся у них информацию.

ль

Теги: делопроизводство, договора, льготы, трудовой договор, учёт

Организация работы службы документационного обеспечения управления предприятия

03 Сен 2006 делопроизводство

Организация работы службы документационного обеспечения управления и ответственных исполнителей предприятия с документами.

Для осуществления эффективного документационного обеспечения управления на предприятии формируется соответствующее структурное подразделение — служба (отдел, отделение, группа) документационного обеспечения (далее — служба ДОУ). В процессе повседневной деятельности служба ДОУ осуществляет ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, методическую, информационную и контрольную. Реализация перечисленных функций службы ДОУ достигается последовательным решением комплекса задач по документационному обеспечению управления предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:

1) в рамках организационной функции:

а) осуществление общей организации документационного обеспечения управления на предприятии в целом и в его структурных подразделениях (тех из них, где ведется служебная или деловая переписка);
б) организация и регулирование документационных потоков предприятия (входящих, исходящих и внутренних документов);
в) организация и регулирование документацией ных связей между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (так называемых внутренних документационных связей);
г) организация и регулирование документационных связей между предприятием и другими предприятиями (организациями, учреждениями) (так называемых внешних документационных связей);

2) в рамках методической функции:

а) осуществление методического обеспечения работы должностных лиц и структурных подразделе
ний предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;
б) осуществление методического руководства подготовкой персонала предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;

3) в рамках информационной функции:

а) осуществление притока и оттока деловой и служебной документированной информации на предприятие и за его пределы;
б) осуществление обмена документированной информацией внутри предприятия (между должностными лицами и структурными подразделениями);
в) создание, накопление, учет, обработка и выдача документированной информации должностным лицам и структурным подразделениям;
г) осуществление текущего (оперативного), временного и долговременного (архивного) хранения документированной информации;

4) в рамках контрольной функции:

а) осуществление контроля за состоянием работы должностных лиц и структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения управления предприятия (включая вопросы исполнения документов);
б) осуществление контроля за состоянием документированной информации, состоящей на оперативном или архивном хранении предприятия.

В зависимости от специфики организации и деятельности предприятия в структуру службы ДОУ могут быть включены следующие внутренние подразделения:

а) канцелярия (секретариат);
б) экспедиция (экспедиционный отдел);
в) делопроизводство (учетнорегистрационный отдел);
г) общий отдел (включает машинописное и копировальномножительное бюро);
д) вспомогательный отдел (включает бюро переводов и стенограмм, контрольноинспекционную и юридическую группу);
е) отдел хранения (включает группы оперативного, временного и архивного хранения).

Общее руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы, который, как правило, подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.
В состав службы ДОУ входят:

начальники внутренних подразделений;
специалисты;
технические исполнители.

Организация службы ДОУ регламентируется:
1) положением о службе;
2) инструкцией по документационному обеспечению управления;
3) инструкциями по отдельным видам деятельности, отнесенным к компетенции службы и ее должностных лиц;
4) должностными инструкциями персонала службы.

Теги: бланки, делопроизводство, документы предприятия, доу, учёт

Кассовые операции

28 мая 2006 бухгалтерский учёт, регистрация фирм

Вся деятельность с наличными деньгами организации относится к кассовым операциям, в том числе и деньги по чековой книжке (далее — по чекам). Кассовые операции не так сложны, сколько требуют скрупулезности и ответственности. Рассмотрим мы их схематично, для понимания принципа. Я на них потратил достаточно много времени. Кассовые операции относятся к бухгалтерскому учету, и ему лучше обучиться. Еще раз напоминаю, что по бухгалтерскому учету много хорошей литературы. Купите и изучайте.
Давным-давно из-за незнания самых простых основ работы с наличными деньгами мы в начале деятельности в течение двух месяцев просто складывали наличные в тумбочку, потому что не знали, как вести кассу предприятия. Это серьезное нарушение, повторять которое не рекомендую. Наше государство трепетно относится к чужим наличным и наказывает за ошибки в работе с ними.
Мы коснемся ознакомительно обычной работы торгового предприятия. Для правильного заполнения документов, ведения отчетности обязательно прочтите соответствующую литературу. Существуют брошюры, которые так и называются «Кассовые операции». Этот раздел даст вам лишь общие понятия.
В процессе деятельности вам придется иметь дело с официальными наличными деньгами организации. Они будут фигурировать в виде выручки, подотчетных сумм и зарплаты. Сейчас все чаще зарплату перечисляют на пластиковые карточки, и в наличном виде ее получают не везде, но на текущие траты наличные деньги все равно нужны.
Наличные деньги приходят и уходят. Приходят от клиентов через кассовый аппарат. В момент отпуска товара или услуги по кассовому чеку вы можете выписать товарный чек, что обязательным требованием не является. Товарный чек содержит информацию о данном товаре или услуге. Его можно заверить обычным штампом предприятия или круглой печатью. Товарный чек без кассового чека недействителен. Кассовый чек сам по себе служит документом строгой отчетности и несет на себе все необходимые данные о вашем предприятии. Заверять его не нужно.
В конце дня деньги, прошедшие через кассовый аппарат, приходуются в кассу предприятия через приходный кассовый ордер (ПКО). Через ПКО принимаются и деньги, не потраченные на хозяйственные расходы, остатки от командировочных, различные взносы, займы. Далее необходимо эти деньги сдать в ваш банк. Деньги, сданные в банк, зачисляются на ваш расчетный счет в этот же день. Если установлен лимит остатка кассы и есть разрешение банка, можно деньги не сдавать и тратить наличные на нужды предприятия (зарплата, хозяйственные расходы, командировочные расходы, автомобильное топливо и т. п.).
На все деньги, уходящие из кассы предприятия, будь то хозяйственные расходы, выдача зарплаты, командировочные, сданные в банк и прочие, оформляется расходный кассовый ордер (РКО).
Обратите внимание на формулировки. Существуют понятия «касса предприятия» и «кассовый аппарат» вашего предприятия. Они различны. Первична касса предприятия. Кассовый аппарат — это просто механизм приема наличных денег, а касса предприятия — это отражение движения наличных денег предприятия вообще, на настоящий момент, день.
В кассе предприятия в том числе учитываются деньги, прошедшие через кассовый аппарат. В течение дня у вас могут отсутствовать наличные продажи, т. е. не будет никакого движения по кассовому аппарату. При этом в кассе предприятия могут приниматься и выдаваться деньги на хозяйственные расходы, зарплату, командировочные и пр. Организация вообще может не иметь кассового аппарата и работать только с безналичными расчетами. Кассовая книга при этом все равно ведется.
Отчет по движению денег по кассовому аппарату и по кассе предприятия ведется отдельно. Данные по наличным деньгам, поступившим через кассовый аппарат, вносятся в кассовую книгу организации.
Чтобы работать с наличными деньгами, понадобится так называемый «лимит остатка кассы». Это величина суммы наличных денег, которая может оставаться в кассе вашего предприятия по окончании рабочего дня.
Лимит остатка кассы запрашивается в банке. При открытии расчетного счета обычно сразу дается бланк на запрос лимита. Если не дали, попросите. Там все достаточно просто: выводим среднее арифметическое число за определенный период по приходу сумм наличных денег и получаем текущую величину лимита. У новой организации такой статистики нет, поэтому ставится планируемая величина. Маленькую просить не стоит, придется ездить в банк слишком часто. При заявлении лимита остатка кассы вы одновременно можете заявить и трату выручки на цели предприятия. Лимит, установленный новому предприятию, пересматривается через первые три месяца работы, далее устанавливается на календарный год. По вашему желанию может быть пересмотрен раньше.
Отнеситесь к лимиту остатка кассы серьезно. При превышении лимита вас оштрафуют. Если на конец дня в кассе остается денег больше, чем позволяет лимит, а сдать не успеваете, то необходимо выдать деньги под отчет, утром возвратить. Оформлять лучше на себя, бухгалтера, кассира. Деньги можно даже и не забирать. Главное, чтобы по документам не было превышения. Старайтесь подобного не допускать, меньше путаницы.
Подводим итог: деньги пришли — оформляем приходный кассовый ордер, деньги ушли — оформляем расходный кассовый ордер. Причем если они пришли из банка по чековой книжке и тут же ушли на зарплату или были выданы подотчетным лицам, то все равно оформляем приходный и расходный ордера.
Сдача наличных денег в банк осуществляется по специальному бланку «Объявление на взнос наличными». Его можно заполнить как вручную, так и на компьютере. В некоторых банках такой бланк заполняют операционисты (сотрудники банка, работающие с вашим расчетным счетом). Деньги к сдаче необходимо подготовить, разложить по номиналам и одинаковой стороной вверх. Неразложенные деньги могут не принять либо взять с вас процент за пересчет купюр.
Внимательно пересчитывайте деньги при подготовке к сдаче. Пачку обязательно подпишите. Я наблюдал случаи, когда сдавали не те суммы. По инструкции кассир не может вернуть полученные при сдаче деньги. Хорошо, если сдали меньше, а если больше?
А теперь о самом для меня волнующем — заполнении чековой книжки.
Для начала банковская инструкция по заполнению чеков. Инструкция дана в точности по оригиналу. Если что-то непонятно, это сочинял не я.
Правила заполнения чеков.
1. Денежные чеки должны быть заполнены в один прием от руки с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2. Денежные чеки действительны в течение 10 дней с момента выписки, не считая дня выписки.
3. Сумма цифрами должна начинаться с начала строки, без разделителей в виде точек или пробелов, оставшееся свободное место после суммы цифрами прочеркивается двумя линиями, в реквизите «копеек» прочерки не допускаются.
4. В реквизите «дата» числа до 10 указываются с нулем (например «03»), месяц указывается словами («июня»), год — цифрами («2004»).
5. Фамилия, имя и отчество получателя денежных средств указываются в дательном падеже с начала строки, с заглавной буквы. Прочерки в свободном месте не допускаются.
6. Сумма прописью заполняется в именительном падеже, должна начинаться с начала строки, с четко выраженной заглавной буквы, не выходить за рамки реквизита «сумма прописью», между словами не допускается большое расстояние. Слова «рублей» и «копеек» должны указываться полностью вслед за суммой прописью без оставления свободного места; копейки в сумме прописью указываются цифрами. Свободное место после суммы прописью прочеркивается двумя линиями, которые не должны перечеркивать буквы верхней строки.
7. Если реквизиты «ФИО получателя денежных средств» и «Сумма прописью» не помещаются на одной строке, их заполнение следует производить, не оставляя свободного места в конце строки, без соблюдения правил переноса (знак переноса также не проставляется). Все надписи должны находиться в пределах синего поля.
8. Подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи, должны соответствовать их заявленным образцам в карточке с образцами подписей и оттиска печати и не выходить за рамки поля «подписи».
Применение аналогов собственноручной подписи (факсимиле) не допускается.
9. Печать ставится на специально отведенном месте «место печати чекодателя», оттиск печати должен быть четким, соответствовать заявленным карточкам с образцами подписей и оттиска печати и не заходить на другие реквизиты денежного чека.
10. Сумма цифрами на оборотной стороне денежного чека заполняется с начала графы, рубли отделяются от копеек знаком тире. Свободное место после копеек прочеркивается двумя линиями.

11. На оборотной стороне чека подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи, не должны заходить на другие реквизиты чека.
12. Подпись получателя денежных средств ставится сразу после фразы «Указанную в настоящем чеке сумму получил».
13. Документом, удостоверяющим личность получателя средств по денежному чеку, для граждан РФ является паспорт гражданина Российской Федерации (паспорта старого образца с 01 января 2004 г. недействительны).
Для иностранных граждан — документ, удостоверяющий право иностранного гражданина на постоянное проживание в Российской Федерации в соответствии с федеральным законом, регулирующим правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации.
Притом, что чеки одинаковые и заполняются по одним правилам, возможны незначительные различия.
Прочитали? А теперь перевод на русский, комментарии и личные переживания.
Заполнение чековой книжки было для меня одним из наиболее нелюбимых и трудных занятий. Заполнять ее необходимо аккуратно, хорошо пишущей ручкой, не торопясь, в один прием. Если ручка мажет, чек могут совершенно спокойно не принять, приняв мазок за исправления. Выходить за поля нельзя, печать необходимо ставить аккуратно, подписывать разборчиво и не перепутать, где одно, а где два подчеркивания. Руки у меня дрожали, я потел, путался, ошибался. Такой инструкции в нашем банке нам не давали, и чеки я переписывал по несколько раз. Правда, наличие инструкции все равно помогает мало.
Самое главное — не бойтесь испортить чек. Если допущена ошибка или чек не приняли, приняв точку за запятую в неположенном месте, то подклеиваете чек обратно в чековую книжку (если успели отрезать), перечеркиваете его, пишете «Аннулирован» и спокойно выписываете следующий. Именно этого мне сразу никто не сказал. Поэтому, когда я испортил свой первый чек (это был третий по счету выписываемый чек), у меня было ощущение идущего на казнь. Оказалось, что все не так страшно, за подобные ошибки не сажают и не наказывают. Так что не бойтесь, пишите смело.
Сразу заполняйте корешок чека. Он остается в чековой книжке. Заполняется с двух сторон. С лицевой стороны вносятся данные получателя чека, с обратной — данные по приходованию суммы в кассу предприятия.
Использованную чековую книжку храните до положенного срока. Срок хранения уточните в банке. При закрытии расчетного счета, если есть неиспользованные чеки, чековая книжка сдается в банк. Неиспользованными считаются чеки только с записями банка, без любых ваших помарок.

Теги: активы, бухгалтерский учет, бухучёт, наличные деньги, налоги, учёт

Организационно-технические вопросы учетной политики

24 Окт 2005 бухгалтерский учёт