Оформление справок о документообороте предприятия производится в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве в рамках работы по сокращению объемов деловой переписки. Указанной Инструкцией предусмотрены порядок и правила подготовки двух видов справок:
1) справка об объеме документооборота;2) справка о состоянии исполнения документов.
Указанные справки готовятся службой ДОУ ежемесячно.Учет количества исполненных документов, а также данных о состоянии исполнительской дисциплины [...]
Положение об организации: положение о министерстве (службе) — это организационно-правовой документ, определяющий место органа государственного управления в общей структуре системы государственной власти, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы его подчиненности и взаимодействия с другими органами государственного управления, ведомствами и должностными лицами. Таким образом, положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования [...]
Служебная записка — это не что иное, как внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.В зависимости от содержания и предназначения различают:
1)докладные записки (докладные);2)информационные записки (меморандумы);3)аналитические записки (аналитические справки);4)пояснительные записки;5)служебные записки ad Нос (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, [...]
¶ Справки
Общие вопросы подготовки справок, выполняющих функции:
1)сопроводительного (препроводительного) документа;2)отчетно-аналитического документа;3)информационно-справочного документа.
В свою очередь функциональное назначение справок предопределяет особенности их оформления и содержания.
Так, в соответствии с методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:
1)фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);2)должность указанного лица;3)указание [...]
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.6.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между
пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные
средства.6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично [...]
Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству.
В соответствии с Инструкцией протокол составляется на основании:
1)записей, произведенных во время совещания (заседания);2)представленных тезисов докладов и выступлений;3)справок;4)проектов решений;5)других документов и материалов протокольного мероприятия.
Указанные [...]
Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие
основные этапы:
1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать.);
4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по
результатам согласования.);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости — [...]
Стандартизованные термины с определениями:(извлечение из ГОСТ 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело”. Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28)
1.Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.2.Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.3.Документ (документированная информация): Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими [...]
Объединять эти два процесса в один раздел не совсем корректно. Но сделал я это сознательно, потому что без правильного документооборота внутренней аналитикой заниматься невозможно. А самой аналитике можно посвятить отдельное исследование. Мы же (как начинающие бизнесмены) коснемся ее поверхностно, рассмотрев самое простое и самое необходимое.Частично внутренняя аналитика появится у вас раньше, чем документооборот. Ее основа [...]
¶ Акты
Акт — это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству.В соответствии с указанной Инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного [...]