Должностные обязанности заведующего архивом
28 Сен 2008 должностные инструкции
Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет.
Теги: должностные инструкции, должностные обязанности, отдел кадров
Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел.
25 Сен 2008 делопроизводство
В общем случае дела предприятия подлежат первичному оформлению (в момент их введения в соответствии с утвержденной номенклатурой) и так называемому закрытию — оформлению по истечении срока, установленного номенклатурой (как правило, он составляет один год).
Читать полностью »
Теги: документы, документы предприятия, доу
Нормативная база учетной политики организации
20 Сен 2008 бухгалтерский учёт
Учетная политика организации является элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации, в составе которой выделяются четыре уровня:
Первый уровень — законодательные акты (федеральные законы, в том числе Закон «О бухгалтерском учете», указы Президента и постановления Правительства РФ и т. п.).
Второй уровень — национальные стандарты бухгалтерского учета (ПБУ).
Третий уровень — документы рекомендательного характера (инструкции, указания, письма и т. д.).
Четвертый уровень — рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику (приказы, инструкции, положения).
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в редакции Федерального закона от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ) устанавливается, что «организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности». Порядок формирования, оформления и раскрытия учетной политики содержится в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденном приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н (в ред. приказа Минфина РФ от 30 декабря 1999 года № 107н).
Согласно ПБУ 1/98 «под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».
Для практической реализации целей учетной политики необходимо при ее разработке использовать некоторую совокупность общепринятых правил.
Нормативными документами, которыми следует руководствоваться в решении вопросов выбора и обоснования учетной политики организации, являются:
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 23 июля 1998 г. N° 123-ФЗ),
Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. № 107н и от 24 марта 2000 г. № 31н),
восемнадцать национальных стандартов бухгалтерского учета (ПБУ),
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н;
Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и Указания о порядке составления бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 января 2000 г. № 4н;
Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденные приказом Министерства финансов от 28 июня 2000 г. № 60н.
Основополагающим в вопросах формирования и раскрытия учетной политики организации является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» — ПБУ 1/98, которое введено в действие с 1 января 1999 г. и содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Формирование учетной политики.
3. Раскрытие учетной политики.
4. Изменение учетной политики.
В первом разделе помимо вышеприведенного понимания учетной политики организации подчеркивается, что в части формирования учетной политики ПБУ 1/98 распространяется на организации вне зависимости от их организационно-правовых форм. А в части раскрытия (предания гласности) учетной политики ПБУ 1/98 распространяется на организации, публикующие свою бухгалтерскую отчетность полностью или частично согласно законодательству Российской Федерации, учредительным документам либо по собственной инициативе.
При формировании собственной учетной политики организациям следует принимать во внимание такие факторы, как:
форма собственности и организационно-правовой статус предприятия;
отраслевая принадлежность или вид деятельности;
организационная структура управления и наличие структурных подразделений;
объем деятельности и размер организации; степень свободы действий в вопросах ценообразования, условий предоставления услуг;
цели и задачи экономического развития организации на долгосрочную перспективу;
наличие льгот по налогообложению, модель налогового учета;
уровень квалификации административного персонала и работников бухгалтерской службы;
система информационного обеспечения принятия решений в организации;
обеспеченность средствами обработки информации и наличие программнометодического обеспечения. Формирует учетную политику главный бухгалтер (бухгалтер) организации, а утверждает ее руководитель организации.
Учетная политика оформляется соответствующей организационнораспорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.), отражающей специфические и вариантные способы бухгалтерского учета, которые применяются конкретной организацией.
При формировании учетной политики по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор и обоснование одного из способов, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по какомулибо вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то бухгалтер осуществляет разработку соответствующего способа, руководствуясь действующими положениями по бухгалтерскому учету.
Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационнораспорядительного документа.
Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня публикации прав юридического лица (государственной регистрации). Следует подчеркнуть, что способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией, должны применяться всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их местонахождения. Помимо приказа об учетной политике организацией должны быть разработаны положения и инструкции по бухгалтерскому учету, носящие для конкретной организации обязательный характер.
Перечень вопросов по организации и ведению учета, утверждаемых при формировании учетной политики, согласно ПБУ 1/98 включает:
рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных учетных документов, разработанные организацией с учетом специфики ее деятельности и по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
методы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технологию обработки учетной информации;v порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Таким образом, можно сказать, что вся совокупность решаемых методом учетной политики вопросов делится на методические и организационнотехнические.
Методические аспекты — это аспекты учетной политики, которые влияют на порядок формирования финансовых результатов деятельности организации, на оценку ее финансового состояния.
Организационно-технические аспекты — приемы и методы организации технологического процесса работы бухгалтерско-финансовой службы.
В основу формирования и раскрытия учетной политики заложены принципы, являющиеся едиными для всех организаций и обеспечивающие единые правила ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов с целью формирования объективной и достоверной информации о деятельности организации.
К основным принципам, которые организации должны соблюдать при формировании учетной политики, относятся:
1. Допущение имущественной обособленности, которое означает, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой и других организаций. Правовые формы, в которых может быть выражено имущественное обособление юридического лица, включают право собственности, хозяйственного ведения и оперативного управления.
2. Допущение непрерывности деятельности означает, что организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке. В случае ожидания прекращения деятельности предприятия стоимость его активов, как правило, оказывается значительно ниже, чем в случае нормального его функционирования. Поэтому, если у руководства предприятия есть основания предполагать, что предприятие может прекратить свою деятельность, бухгалтер должен будет составить финансовую отчетность, основываясь на предположении, что все активы будут продаваться по ликвидационной стоимости.
3. Допущение последовательности применения учетной политики. Этот принцип связан с предыдущим и означает, что принятые организацией способы ведения учета будут применяться из года в год. Применение данного допущения позволяет формировать сопоставимую информацию о финансовых результатах деятельности предприятия, что позволяет анализировать их динамику и получать достоверные данные о тенденции изменения финансового положения организации.
4. Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности предполагает, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Это допущение называют также принципом начисления.
Начиная с 1995 г. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности распространяется на все виды операций и расходов. В отношении момента признания выручки от продажи продукции (работ, услуг) по поступлению денежных средств (кассовый метод) исключение сделано для малых предприятий. Предприятия, применяющие в бухгалтерском учете кассовый метод признания выручки, признают понесенные расходы также «по оплате».
Учетная политика организации должна отвечать следующим требованиям:
полноты — отражение в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;
своевременности — своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности;
осмотрительности — предполагается большая готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов;
приоритета содержания над формой — отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходящее не столько из правовой формы, сколько из экономического содержания и условий хозяйствования;
непротиворечивости — тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца;
рациональности — рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов организации.
Теги: бухучёт, делопроизводство, учетная политика