Требования к оформлению выписок из документов
30 Янв 2008 Нотариус, делопроизводство
Выписка из документа — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе.
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).
Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечисленными документами к копиям.
Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.
Реквизитами выписки являются:
1)наименование документа;
2)заголовок к тексту (указывает на документисточник, формулируется в родительном падеже — “из…”);
3)текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);
4)заверительная надпись.
Теги: выписки, оформление документов, реквизиты
Деловые письма
24 Янв 2008 Юридические лица, делопроизводство
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.
Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.4 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во исполнение указании вышестоящих органов управления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) документам и материалам, а также по инициативе должностного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется возможным.
Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, по содержанию и назначению различают:
инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.
Деловые письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-адресата (одним и тем же должностным лицом). При необходимости ревдения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.
В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.
Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Согласно методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов различают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо-сообщение, письмо с выражением формальной бла годарности, сочувствия и пр.
Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации — ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.
Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:
1)объем простого письма не должен превышать 1—2 машинописных листов;
2)объем сложного письма может содержать несколько (но не более 4) машинописных листов.
Датой письма во всех случаях является дата его подписания.
Теги: документы
Готовые фирмы
17 Янв 2008 лицензирование, регистрация фирм
При регистрации через организацию нанятая вами фирма проводит те же самые процедуры по открытию фирмы, что и вы. Разницы именно в технологии регистрации нет никакой. Различия в том, что юристы уже знают, что в какой последовательности делается, куда необходимо сдавать документы, режимы работы учреждений. В общем, у них этот процесс накатан и отработан, сотрудничать с ними удобно. Также они имеют типовые варианты учредительных документов с последними изменениями. Все, что им остается, — это вставить ваши данные и распечатать ваш экземпляр. Обычно даже не требуется что-либо менять в тексте типового варианта. Если у вас есть особые пожелания, сообщите о них. Это может касаться выбора адреса регистрации, ваших взаимоотношений с партнерами, других индивидуальных требований. Если вы не знаете, что вам может понадобиться дополнительно, вам обязательно расскажут о возможных вариантах. Только не забудьте задать этот вопрос.
Также у регистрирующих фирм есть база юридических адресов, и они подбирают наиболее для вас подходящий. В случае работы с юридической фирмой вы экономите на поиске образцов документов, при необходимости на поиске адреса регистрации и, конечно, в итоге экономите время.
Зарегистрировать может любой юрист, но у них есть своя специализация.
Поэтому чаще всего оформляют открытие организации через специализированные юридические конторы. Затраты на регистрацию при работе с фирмой выше на стоимость услуг фирмы. На 2005 г. в Санкт-Петербурге они брали за свою работу 3-5 тыс. р. в зависимости от объема работ и амбиций регистратора. Технология у них отработана, цены примерно одинаковы. Как выбрать? Либо по рекомендации, либо по принципу «нравится — не нравится».
Выбор по рекомендации хорош, но все равно смотрите внимательно. Когда мы регистрировали последнюю фирму, то пошли по стопам одного из учредителей. Ему до этого все зарегистрировали в срок и правильно. Мы пролетели по срокам в два раза. Плюс некоторые ошибки в документах. Поскольку выбор за вами, то во время визита просто понаблюдайте, как выглядит в текущей работе персонал, как он отвечает на телефонные звонки, на вопросы, играет ли в компьютерные игрушки и т. п. А затем — решаете. Вообще, этот принцип (смотреть на организацию) хорош всегда. Наш случай является скорее исключением из правил. Такие накладки в работе регистрирующих фирм редкость. Просто на всякий случай закладывайте дополнительное время на регистрацию: еще примерно неделю к объявленному сроку.
При выборе регистрирующей фирмы необходимо определить стоимость услуги и что в нее входит. Не стесняйтесь требовать письменной калькуляции. Если вам отказывают под различными предлогами, лучше найти другую фирму. Сумма может либо измениться, либо что-нибудь туда не войдет.
Обычно регистрирующие фирмы ограничиваются первым, третьим и четвертым пунктами. Это, так сказать, базовый блок услуг. Все остальные за дополнительную плату. Чаще всего служащие компании сами об этом предупреждают. Нужно понять, за что вы платите сразу, что пойдет дополнительной оплатой. Оговорите это. Необходимо заключить договор на оказание услуг. В нем должно быть написано, что контрагентом производится регистрация ООО «…».
Вместо регистрации новой фирмы возможен также вариант покупки готовой фирмы. Регистрирующие организации часто имеют в резерве готовые фирмы. Регистрируются они обычно на одного из сотрудников этой же организации, открытого расчетного счета чаще всего не имеют. Фирмы эти обычно «чистенькие», проблем с ними не бывает. Но лучше брать фирму, которая зарегистрирована недавно. Чаще вариант покупки используется при отсутствии времени на регистрацию новой организации. Недостатков несколько. Первый — приходится выбирать из того, что есть, по названию и району регистрации, второй — фирма была зарегистрирована не на вас. Теоретически на ней уже могут быть какие-либо обязательства. Практически это случается редко, так как найти фирму-однодневку проблемой не является. Третий — имеются уже готовые документы. Если в учредительных документах вас что-то не устроит, то придется вносить изменения, а это потеря времени. Правда, документы все равно уходят на перерегистрацию, и в этот момент можно внести необходимые изменения. Прочитайте, не поленитесь.
После того как вы согласуете все детали учредительных документов и подпишете их, документы уходят на регистрацию. После этого момента отменить данное действие невозможно. Рекомендую заранее, до сдачи документов, согласовать вид оттиска печати вашего нового предприятия. Иначе ее изготовят, какой посчитают нужной, и это может вас не совсем устроить. А она уже есть.
После сдачи документов на регистрацию вам остается только ждать. Ускорить этот процесс нельзя. Сейчас установлен срок пять рабочих дней.
Данная юридическая фирма может вам пригодиться в дальнейшем для внесения изменений в учредительные документы. Они могут возникнуть из-за изменений в паспортных данных учредителей, изменения местоположения организации, изменения в размере уставного фонда и еще много чего. Самим эти изменения вносить не стоит. Лучше довериться профессионалам. Поэтому сохраните телефон этой организации до следующей необходимости. Если данная фирма оказывает широкий спектр юридических услуг, то, возможно, вы будете в последующем обращаться к ней и за юридической консультацией.
Теги: готовые фирмы, оформление документов, регистрация предприятий, регистрация фирмы
Приказы по персоналу
15 Янв 2008 Трудовое право, делопроизводство
В настоящее время оформление значительной части приказов но персоналу производится с использованием формализованных бланков — типовых межотраслевых форм Т, утвержденных в качестве приложений постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 76 и в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной этим же постановлением.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору лиц. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу на предприятие. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:
1)наименование структурного подразделения;
2)профессия (должность);
3)испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;
4)условия приема на работу;
5)характер предстоящей работы (но совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (ф. № Т-2), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника (ф. л. Т-54).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу на предприятии.
Заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.ложений постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 76 и в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной этим же постановлением.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору лиц. Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу на предприятие. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:
1)наименование структурного подразделения;
2)профессия (должность);
3)испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;
4)условия приема на работу;
5)характер предстоящей работы (но совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (ф. № Т-2), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника (ф. л. Т-54).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу на предприятии. Заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия, трудовым договором (контрактом). Составляется работником отдела кадров или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 “Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику”.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ф. № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. Заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по ф. № Т-61 “Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником”.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф, № Т-9) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником отдела кадров, подписываются руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления работника в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения предприятия, в котором работает работник. Подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Теги: документы предприятия, приказы, распоряжения
Юридические адреса
11 Янв 2008 регистрация фирм
В крупных городах необходимо выбрать еще и район (адрес) регистрации. От юридического адреса регистрации зависит, в какую налоговую инспекцию придется иногда ездить в процессе работы.
Юридические адреса регистрации. Существуют понятия юридического и фактического адреса. Юридический — адрес регистрации или, проще говоря, прописки предприятия. Как и прописка, он может отличаться от фактического адреса. На момент регистрации вы можете еще не знать, где вы будете находиться. С вами могут не заключать договор долгосрочной аренды (да и не с кем). Поэтому юридический адрес вам, скорее всего, понадобится. Да и не факт, что вы останетесь на месте своего расположения надолго. Есть еще один нюанс — где предприятие зарегистрировано, там оно и платит местные налоги. Деятельность при этом может осуществляться в другом районе. В некоторых местах нашей огромной страны к этому относятся очень внимательно. Уточните, разрешает ли местная администрация вести бизнес, если вы зарегистрированы не у них, или нет. Формально это не запрещено, реально — прикроют быстро. Но, правда, сначала объяснят, что необходимо сделать. Перерегистрироваться небольшая проблема, но тоже стоит денег и времени.
Самый простой вариант — зарегистрировать предприятие на свой домашний адрес. Встречается редко ввиду всеобщей скрытности нашего народа вообще и предпринимателей в частности (возникшей не на пустом месте). Можно договориться с кем-нибудь из знакомых, кто имеет в собственности нежилые помещения, и зарегистрироваться у него. Но наиболее распространен вариант так называемой «покупки» юридического адреса. Вы оговариваете желательный район регистрации, вам оформляют договор аренды на этот адрес, обычно на год. Физически вы не имеете к нему отношения. Варианты адресов различны. Есть дешевые, по которым звонить и ездить бессмысленно. Есть дорогие с почтовым и секретарским обслуживанием. Стоимость зависит от объема услуги. Обращаю внимание.
Юридические адреса с секретарским обслуживанием дороже, но лучше. В Москве уже появилась практика проверки соответствия адреса регистрации и фактического расположения организаций. Если кто-то будет принимать и передавать вам корреспонденцию, приходящую в адрес вашей организации, и отвечать по номеру телефона, указанному при регистрации, то вы исключаете проблему юридического адреса.
Адреса эти обычно серийные, фирм на них зарегистрировано много. Это формальность. Плохого в этом ничего нет. Хорошего тоже. Это сложившееся положение вещей. Если вы регистрируете нормальное легальное предприятие, не будете прятаться от налоговой инспекции, она вас всегда сможет вызвонить и найти, вы будете иметь нормальный договор аренды но месту фактического расположения, то бояться серийного адреса не следует. Никто на него не обратит внимания. Другие ситуации мы рассматривать даже не будем. Когда появится возможность, лучше перерегистрировать фирму на адрес постоянного пребывания. По закону вы обязаны это сделать.
Сразу подумайте, на какой адрес вы будете получать корреспонденцию. Можно открыть на почте абонентский ящик, можно получать почту на домашний адрес. Когда арендуете помещение и появится договор аренды, можно будет давать адрес для корреспонденции по месту фактического нахождения.
Теги: готовые фирмы, оформление документов, юридические адреса