Архив за августа 2007

Коллективный договор

31 Авг 2007 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Организационные документы предприятия: Коллективный договор — это нормативно-правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения на предприятии (в организации, учреждении) и заключаемый работниками и работодателем в лице их полномочных представителей. Коллективный договор может заключаться предприятием в целом, а также в его филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В этом случае представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.
Заключение коллективного договора осуществляется в соответствии с Законом РФ от 11.03.92 № 2490-1 “О коллективных договорах и соглашениях” (с изм. от 24.11.95, 01.05.99, 30.12.01) и Трудовым кодексом РФ.
Так, в соответствии со ст. 10 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать полномочные представители трудового коллектива предприятия либо общее собрание работников. Сторонами коллективного договора являются работники и работодатель. Порядок, сроки разработки проекта и заключения коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами и оформляются приказом по предприятию.

Проект коллективного договора подлежит обязательному обсуждению работниками в подразделениях предприятия. Проект дорабатывается с учетом поступивших замечаний, предложений, дополнений. Доработанный проект коллективного договора утверждается общим собранием работников предприятия и подписывается со стороны работников участниками представительного органа.
Работодатель обязан обеспечить представителям работников возможность доведения разработанных ими проектов коллективного договора до каждого работника, предоставлять имеющиеся у него средства внутренней связи и информации, множительную и иную оргтехнику, помещения для проведения в нерабочее время собраний, консультаций, а также места для размещения информационных материалов.
Подписанный сторонами коллективный договор с приложениями в 7-дневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения предприятия для уведомительной регистрации. При этом вступление коллективного договора в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.
При осуществлении регистрации коллективного договора (соглашения) соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с настоящим Кодексом, законами, иными нормативно-правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор (соглашение), а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора (соглашения), ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.
Содержание и структура коллективного договора определяются ст. 13 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” и ст. 41 ТК РФ. В соответствии с положениями указанных документов в коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1) форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
2) механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
3) занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
4) продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;
5) улучшение условий и охраны труда работников, в т. ч. женщин и молодежи (подростков);
6) добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;
7) соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
8) экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
9) гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
10) контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;
11) социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
12) отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

В коллективном договоре могут содержаться и другие условия, обусловленные спецификой предприятия (дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации).

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

В коллективный договор включаются нормативные положения, если в действующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.
Как правило, коллективный договор заключается на срок до трех лет. Стороны имеют право продлить действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Указанный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в коллективном договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят, дополнят действующий. Действие коллективного договора распространяется на всех работников предприятия, его филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения.
Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления предприятия, расторжения трудового договора (контракта) с руководителем предприятия. При реорганизации предприятия коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации, а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон.
При смене собственника имущества предприятия действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранении, изменении и дополнении действующего.
В ходе пересмотра коллективного договора должен быть решен вопрос о возможности сохранения льгот для работников и выполнения других условий, предусмотренных прежним коллективным договором.

При ликвидации предприятия в порядке и на условиях, установленных законодательством, коллективный договор действует в течение всего срока проведения ликвидации.
Изменения и дополнения коллективного договора в течение срока его действия производятся только по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в коллективном договоре, а если он не определен, — в порядке, установленном законодательством для его заключения. При ликвидации предприятия претензии работников по коллективному договору удовлетворяются из имущества ликвидируемого предприятия в соответствии с гражданским законодательством. Размер средств, направляемых на удовлетворение претензий работников, определяется и распределяется по подразделениям и среди работников ликвидационной комиссией по согласованию с представителем работников, подписавшим коллективный договор с приложениями.
Стороны, подписавшие единый коллективный договор, ежегодно или в сроки, предусмотренные в коллективном договоре, отчитываются о его выполнении на общем собрании (конференции) работников предприятия.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с Трудовым кодексом. Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном законодательством.
Контроль за выполнением коллективного договора осуществляется сторонами и их представителями, а также органами по труду. При осуществлении контроля стороны обязаны предоставлять всю необходимую для этого имеющуюся у них информацию.

ль

Теги: , , , ,

Протоколы

27 Авг 2007 делопроизводство

Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.
Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству.

В соответствии с Инструкцией протокол составляется на основании:

1)записей, произведенных во время совещания (заседания);
2)представленных тезисов докладов и выступлений;
3)справок;
4)проектов решений;
5)других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших материалы к обсуждению.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования”. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1)председатель или председательствующий;
2)секретарь;
3)присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
4)повестка дня;
5)докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления прилагается”.
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1)наименование документа — слово ПРОТОКОЛ — печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом
и выравнивается по центру;
2)вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;
3)место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита “вид заседания, совещания”, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
4)дата и номер протокола.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, а его наименование начинается с предлога “О” (“Об”), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Теги: , ,

Нормативная база учетной политики организации

23 Авг 2007 Гражданское право, бухгалтерский учёт

Учетная политика организации является элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации, в составе которой выделяются четыре уровня:

Первый уровень — законодательные акты (федеральные законы, в том числе Закон «О бухгалтерском учете», указы Президента и постановления Правительства РФ и т. п.).
Второй уровень — национальные стандарты бухгалтерского учета (ПБУ).
Третий уровень — документы рекомендательного характера (инструкции, указания, письма и т. д.).
Четвертый уровень — рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику (приказы, инструкции, положения).

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в редакции Федерального закона от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ) устанавливается, что «организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности». Порядок формирования, оформления и раскрытия учетной политики содержится в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденном приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н (в ред. приказа Минфина РФ от 30 декабря 1999 года № 107н).

Согласно ПБУ 1/98 «под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».

Для практической реализации целей учетной политики необходимо при ее разработке использовать некоторую совокупность общепринятых правил.

Нормативными документами, которыми следует руководствоваться в решении вопросов выбора и обоснования учетной политики организации, являются:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 23 июля 1998 г. N° 123-ФЗ),
Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. № 107н и от 24 марта 2000 г. № 31н),
восемнадцать национальных стандартов бухгалтерского учета (ПБУ),
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н;
Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и Указания о порядке составления бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 января 2000 г. № 4н;
Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденные приказом Министерства финансов от 28 июня 2000 г. № 60н.

Основополагающим в вопросах формирования и раскрытия учетной политики организации является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» — ПБУ 1/98, которое введено в действие с 1 января 1999 г. и содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Формирование учетной политики.
3. Раскрытие учетной политики.
4. Изменение учетной политики.

В первом разделе помимо вышеприведенного понимания учетной политики организации подчеркивается, что в части формирования учетной политики ПБУ 1/98 распространяется на организации вне зависимости от их организационно-правовых форм. А в части раскрытия (предания гласности) учетной политики ПБУ 1/98 распространяется на организации, публикующие свою бухгалтерскую отчетность полностью или частично согласно законодательству Российской Федерации, учредительным документам либо по собственной инициативе.

При формировании собственной учетной политики организациям следует принимать во внимание такие факторы, как:

форма собственности и организационно-правовой статус предприятия;
отраслевая принадлежность или вид деятельности;
организационная структура управления и наличие структурных подразделений;
объем деятельности и размер организации; степень свободы действий в вопросах ценообразования, условий предоставления услуг;
цели и задачи экономического развития организации на долгосрочную перспективу;
наличие льгот по налогообложению, модель налогового учета;
уровень квалификации административного персонала и работников бухгалтерской службы;
система информационного обеспечения принятия решений в организации;
обеспеченность средствами обработки информации и наличие программнометодического обеспечения. Формирует учетную политику главный бухгалтер (бухгалтер) организации, а утверждает ее руководитель организации.

Учетная политика оформляется соответствующей организационнораспорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.), отражающей специфические и вариантные способы бухгалтерского учета, которые применяются конкретной организацией.

При формировании учетной политики по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор и обоснование одного из способов, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по какомулибо вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то бухгалтер осуществляет разработку соответствующего способа, руководствуясь действующими положениями по бухгалтерскому учету.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационнораспорядительного документа.

Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня публикации прав юридического лица (государственной регистрации). Следует подчеркнуть, что способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией, должны применяться всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их местонахождения. Помимо приказа об учетной политике организацией должны быть разработаны положения и инструкции по бухгалтерскому учету, носящие для конкретной организации обязательный характер.

Перечень вопросов по организации и ведению учета, утверждаемых при формировании учетной политики, согласно ПБУ 1/98 включает:


рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных учетных документов, разработанные организацией с учетом специфики ее деятельности и по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
методы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технологию обработки учетной информации;v порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Таким образом, можно сказать, что вся совокупность решаемых методом учетной политики вопросов делится на методические и организационнотехнические.

Методические аспекты — это аспекты учетной политики, которые влияют на порядок формирования финансовых результатов деятельности организации, на оценку ее финансового состояния.

Организационно-технические аспекты — приемы и методы организации технологического процесса работы бухгалтерско-финансовой службы.

В основу формирования и раскрытия учетной политики заложены принципы, являющиеся едиными для всех организаций и обеспечивающие единые правила ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов с целью формирования объективной и достоверной информации о деятельности организации.

К основным принципам, которые организации должны соблюдать при формировании учетной политики, относятся:

1. Допущение имущественной обособленности, которое означает, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой и других организаций. Правовые формы, в которых может быть выражено имущественное обособление юридического лица, включают право собственности, хозяйственного ведения и оперативного управления.
2. Допущение непрерывности деятельности означает, что организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке. В случае ожидания прекращения деятельности предприятия стоимость его активов, как правило, оказывается значительно ниже, чем в случае нормального его функционирования. Поэтому, если у руководства предприятия есть основания предполагать, что предприятие может прекратить свою деятельность, бухгалтер должен будет составить финансовую отчетность, основываясь на предположении, что все активы будут продаваться по ликвидационной стоимости.
3. Допущение последовательности применения учетной политики. Этот принцип связан с предыдущим и означает, что принятые организацией способы ведения учета будут применяться из года в год. Применение данного допущения позволяет формировать сопоставимую информацию о финансовых результатах деятельности предприятия, что позволяет анализировать их динамику и получать достоверные данные о тенденции изменения финансового положения организации.
4. Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности предполагает, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Это допущение называют также принципом начисления.

Начиная с 1995 г. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности распространяется на все виды операций и расходов. В отношении момента признания выручки от продажи продукции (работ, услуг) по поступлению денежных средств (кассовый метод) исключение сделано для малых предприятий. Предприятия, применяющие в бухгалтерском учете кассовый метод признания выручки, признают понесенные расходы также «по оплате».

Учетная политика организации должна отвечать следующим требованиям:

полноты — отражение в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;
своевременности — своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности;
осмотрительности — предполагается большая готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов;
приоритета содержания над формой — отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходящее не столько из правовой формы, сколько из экономического содержания и условий хозяйствования;
непротиворечивости — тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца;
рациональности — рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов организации.

Теги: , , , ,

Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности предприятия

17 Авг 2007 делопроизводство

На основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия разрабатывают следующие внутренние организационнораспорядительные и иныедокументы, регламентирующие организацию ДОУ сучетом специфики деятельности предприятий

Читать полностью »

Теги: , ,

Реквизиты регистрации и индексации, необходимые для формирования и функционирования ИПС

14 Авг 2007 делопроизводство

Для обеспечения информационной совместимости учетных сведений о документах
рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регистрации и индексации

Читать полностью »

Теги: , , , ,

Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности предприятия

08 Авг 2007 Юридические лица, делопроизводство

На основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия разрабатывают следующие внутренние организационнораспорядительные и иныедокументы, регламентирующие организацию ДОУ сучетом специфики деятельности предприятий:

1) инструкцию по документационному обеспечению управления предприятием;
2) положение о структурном подразделении, введении которого находятся вопросы ДОУ;
3) инструкции для должностных лиц предприятия, к компетенции которых отнесены отдельныевопросы ДОУ (должностные инструкции. — Лет.);
4) нормы времени и выработки для процессов иопераций, осуществляемых работниками предприятия по ДОУ.Разработка указанных документов имеет целью:1) упорядочить и оптимизировать документооборот предприятия;
2) сократить количество и одновременно повысить качество документов, разрабатываемых предприятием;
3) создать требуемые условия для внедрения ипоследующего применения технологий документирования управленческих решений;


4) исключить ошибки в процессе осуществления деятельности по ДОУ.

Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя руководителя предприятия по вопросам управления. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение — службу (отдел, отделение, группу) документационного обеспечения управления. В свою очередь руководство повседневной деятельностью службы ДОУ осуществляет ее начальник. Он подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению и является начальником для всего персонала службы. Распоряжения начальника службы ДОУ по вопросам, отнесенным к его компетенции, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия. (Подробнее вопросы деятельности службы ДОУ предприятия рассматриваются в главе 8 настоящего раздела).

Теги: , ,

Порядок работы с внутренними документами

02 Авг 2007 делопроизводство

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие
основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать.);
4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по
результатам согласования.);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости — также на тиражирование. );
7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям)
предприятия для руководства в повседневной работе;
8) помещение в дело.

Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть
ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем
(при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В
отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки
проекта, порядок их получения и использования в работе.

При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе,
ответственный исполнитель, как правило, использует:

1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по
данному вопросу;
2) документы служебной переписки;
3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).
В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих
записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора
текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется.
Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.


Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем
надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование.

Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта
документа (в виде виз и замечаний) или в “Листе согласования” (если проект подлежит
согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).
По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения.
Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись
(утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).

Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа “Инв. № ” и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование.
Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.

Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе.

По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

Теги: , ,