Архив за сентября 2006

Требования к содержанию документов

04 Сен 2006 делопроизводство

Общие требования к подготовке управленческих документов предприятия.

Читать полностью »

Теги: , ,

Организация работы службы документационного обеспечения управления предприятия

03 Сен 2006 делопроизводство

Организация работы службы документационного обеспечения управления и ответственных исполнителей предприятия с документами.

Для осуществления эффективного документационного обеспечения управления на предприятии формируется соответствующее структурное подразделение — служба (отдел, отделение, группа) документационного обеспечения (далее — служба ДОУ). В процессе повседневной деятельности служба ДОУ осуществляет ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, методическую, информационную и контрольную. Реализация перечисленных функций службы ДОУ достигается последовательным решением комплекса задач по документационному обеспечению управления предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:

1) в рамках организационной функции:

а) осуществление общей организации документационного обеспечения управления на предприятии в целом и в его структурных подразделениях (тех из них, где ведется служебная или деловая переписка);
б) организация и регулирование документационных потоков предприятия (входящих, исходящих и внутренних документов);
в) организация и регулирование документацией ных связей между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (так называемых внутренних документационных связей);
г) организация и регулирование документационных связей между предприятием и другими предприятиями (организациями, учреждениями) (так называемых внешних документационных связей);

2) в рамках методической функции:

а) осуществление методического обеспечения работы должностных лиц и структурных подразделе
ний предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;
б) осуществление методического руководства подготовкой персонала предприятия по вопросам документационного обеспечения управления;

3) в рамках информационной функции:

а) осуществление притока и оттока деловой и служебной документированной информации на предприятие и за его пределы;
б) осуществление обмена документированной информацией внутри предприятия (между должностными лицами и структурными подразделениями);
в) создание, накопление, учет, обработка и выдача документированной информации должностным лицам и структурным подразделениям;
г) осуществление текущего (оперативного), временного и долговременного (архивного) хранения документированной информации;

4) в рамках контрольной функции:

а) осуществление контроля за состоянием работы должностных лиц и структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения управления предприятия (включая вопросы исполнения документов);
б) осуществление контроля за состоянием документированной информации, состоящей на оперативном или архивном хранении предприятия.

В зависимости от специфики организации и деятельности предприятия в структуру службы ДОУ могут быть включены следующие внутренние подразделения:

а) канцелярия (секретариат);
б) экспедиция (экспедиционный отдел);
в) делопроизводство (учетнорегистрационный отдел);
г) общий отдел (включает машинописное и копировальномножительное бюро);
д) вспомогательный отдел (включает бюро переводов и стенограмм, контрольноинспекционную и юридическую группу);
е) отдел хранения (включает группы оперативного, временного и архивного хранения).

Общее руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы, который, как правило, подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.
В состав службы ДОУ входят:

начальники внутренних подразделений;
специалисты;
технические исполнители.

Организация службы ДОУ регламентируется:
1) положением о службе;
2) инструкцией по документационному обеспечению управления;
3) инструкциями по отдельным видам деятельности, отнесенным к компетенции службы и ее должностных лиц;
4) должностными инструкциями персонала службы.

Теги: , , , ,