Бухгалтерский учет
27 июня 2006 бухгалтерский учёт
Здесь мы рассмотрим одновременно и финансовый, и бухгалтерский учет. Материал посвящен важности данных учетов, их жизненной необходимости для организации и некоторым тонкостям ведения. Основная часть материала будет посвящена бухгалтерскому учету. Практически финансовый и бухгалтерский учеты не связаны, но оба они отражают финансы предприятия, оперируют одними и теми же терминами и выдают сальдо (баланс приходов и расходов) по итогам деятельности. Поэтому оба учета будут рассмотрены вместе, с рассмотрением общих и отличительных черт.
В процессе работы вы сразу столкнетесь с двумя видами учета — финансовым и бухгалтерским. Есть еще один — управленческий. Его мы рассмотрим в отдельном разделе. Перед началом своей практической деятельности вы займетесь бизнес-планированием. Это и будет началом финансового учета. Далее, в процессе работы вам придется сдавать бухгалтерские балансы, декларации об НДС, начислять зарплату и т. п. Это будет бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет — это распределение средств и затрат по виртуальным счетам бухгалтерского учета согласно формальным требованиям государства. Финансовый учет — это реальное движение и состояние денег в организации. Разница принципиальная и огромная. Одни и те же формулировки в финансовом и бухгалтерском учете имеют различные значения. Возможно даже недопонимание в общении с бухгалтерией в связи с использованием одних и тех же терминов в разном значении. Бухгалтерский учет нужен государству, финансовый — вам. Именно финансовый учет показывает вам, сколько у вас действительно денег в наличии, сколько денег вы можете и должны изъять из своего бизнеса.
Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации. Уделите этому базовому закону большое внимание. Бухгалтерский учет на предприятии можно вести по-разному. Результат тоже будет отличаться. При этом итог финансового учета будет один и тот же.
Организовывать и вести бухгалтерский учет должен бухгалтер, а финансовый — вы, как собственник и директор. Ничего сложного в финансовом учете нет, все как в жизни. Берется отчетный период, продолжительность которого произвольна (обычно календарный месяц), далее, как в бухгалтерии, — было количество денег на начало периода, пришло количество денег в течение периода, ушло количество денег за период, выводится итоговое сальдо (баланс между приходом и расходом). Просто в финансовом учете вас не интересует, на что потрачены деньги по отношению к статьям затрат. Пришли деньги — значит пришли, ушли деньги — значит ушли. Ушли либо безвозвратно, например на налоги, либо на время, например в товар. Но денег все равно у вас нет. Или есть, например, в собственных наличных. Если есть прибыль — то она есть, и вы ее изъяли. Если нет — то нет, и забрать вам нечего. А в бухгалтерском учете деньги и прибыль могут как быть, так и не быть по сравнению с реальностью. Это возможно, например, когда вы произвели отгрузку товара, показали его в балансе как реализацию, а деньги за него еще не получили. Или вам сделали предоплату, а товар вами даже не закуплен. Бухгалтер посчитает прибыль. А денег-то в действительности нет. Ситуация вполне реальная. Возникновение ее зависит от методологии учета в бухгалтерии данной операции: «по отгрузке» или «по оплате». Вариант выбирается самостоятельно предприятием один раз на год. В зависимости от того, какой принцип выбран, по-разному считаются отгрузки, и по-разному начисляются налоги. Также часто различия возникают из-за начисления амортизации. Купив какое-либо основное средство (например, автомобиль), вы после покупки начинаете начислять виртуальную прибыль на одном из счетов бухгалтерского учета в виде амортизации (износа) данного основного средства. В действительности денег опять же нет.
Также отличается понятие «затрат». Для бухгалтерии — это расходы, которые можно списать по бухгалтерскому учету на затраты предприятия, т. е. не облагать налогами. Государство разрешает что-то относить на затраты, что-то нет. Если что-то разрешат — то вы сначала потратите деньги на все, что нужно (аренду, товар, телефон, зарплату и пр.), а потом из остатка денег заплатите налоги и получите балансовую прибыль. Если не разрешает — то вы сначала посчитаете балансовую прибыль, уплатите с нее налоги, а потом только потратите деньги на то, что вам нужно. Налогооблагаемая база во втором случае больше, налоги тоже больше. Сейчас (2005 г.) налог на прибыль 24% — величина немалая. Данные расчеты подпадают под действие Налогового кодекса. Уважайте эту трудную книгу.
Важность бухгалтерского учета выражается в том, что он связывает вас с государством. За все ваши ошибки вас будут наказывать штрафами и пени. Величины различны. Некоторые способны разорить. Я знаю случаи, когда нарушения в ведении бухгалтерского учета были таковы, что фирму было проще закрыть, чем продолжать деятельность. Взамен открывалась новая. (Увлекаться подобным решением проблем бухгалтерии не следует.) Причем иногда нарушений не нужно много, например достаточно один раз неправильно посчитать НДС.
Овладевайте бухгалтерским учетом! Относитесь к нему с большим вниманием и осторожностью.
Если у вас нет собственных знаний но бухгалтерии, то еще перед началом регистрации предприятия необходимо получить хорошую консультацию по бухгалтерскому учету. Это позволит вам заранее определиться с формой ведения бухгалтерского учета. Чтобы сразу получить, например, разрешение на ведение бухгалтерии путем применения упрощенной системы налогообложения («упрощении»). В результате вы сэкономите и время, и деньги. Если не сэкономите деньги, то хотя бы не потеряете.
Постарайтесь получить хорошую, подробную консультацию. Для этого будет необходимо достаточно подробно описать планируемый или действующий бизнес.
Уже при непосредственной деятельности желательно иметь хоть какие-то знания по бухгалтерскому учету, иначе вы не будете понимать самых элементарных вещей, например, что говорит и делает ваш бухгалтер, какие документы вы подписываете, что в них написано. В моей практике я подписывал такую ерунду с точки зрения бухгалтерского учета, что часть ошибок после нашел даже сам. Захочет ли ваш бухгалтер вас учить и дополнительно что-то объяснять, неизвестно. Кроме того, учить умеют далеко не все. Также из-за незнания бухгалтерского учета собственнику очень трудно проконтролировать действительный объем работы бухгалтерии, реальную потребность в персонале и оргтехнике. Бухгалтеры понимают это очень быстро, и некоторые этим пользуются. Редко, но бывает. Кто-то в большей степени, кто-то в меньшей. Поэтому попытайтесь закончить какие-нибудь коротенькие курсы, купить словарь бухгалтерских терминов, самоучитель по бухгалтерии. Литературы хорошей много. Вам необходимы хотя бы общие понятия. Эффективно привлекать сторонних профессиональных консультантов для анализа работы бухгалтерии, его трудозатрат и общей эффективности, но консультанты дороги и на начальном этапе обычно не требуются. Можно обойтись знакомым бухгалтером.
Обязательно заведите календарь бухгалтера. Его можно найти в магазинах специализированной литературы, Интернете, поискать в печатных изданиях, посвященных бухгалтерскому учету, поспрашивать у знакомых. В нем указано, какие налоги и когда платить, когда какие декларации сдавать. Не вовремя сданная отчетность — это штраф, не вовремя уплаченный налог — пени. Календарь повесьте у рабочего стола на видном месте. Сразу внимательно просмотрите его и выделите цветом все даты, относящиеся к деятельности вашей организации. Затем внесите их в ежедневник. Внести необходимо не последним днем сдачи отчетности или уплаты налога, а загодя. Примерно за неделю-полторы.
Определяет бухгалтерский учет на предприятии приказ об учетной политике. Приказ принимается в начале деятельности и далее обновляется каждый раз в начале нового календарного года. Его порядковый номер один из первых. Документ очень серьезный. Как видите, вариантов бухгалтерского учета одного и того же действия несколько. Причем применять можно только один принцип в учете и менять его нельзя в течение всего календарного года. Базовый приказ об учетной политике, размещенный в Интернете, состоит из 120 страниц. Затем его корректируют, учитывая потребности организации. Желательно поручить подготовку данного приказа опытному бухгалтеру.
Отдельно разберем НДС. Несмотря на то, что платят его не все, знать принципы расчета необходимо. Легче разговаривать с клиентами, которые учитывают НДС в своих расчетах. Налог самый большой. На 2005 г. составляет 18% от стоимости товара или услуги. Налог очень прозрачный, легко контролируется. Налог на прибыль формально больше (24%), но он может отсутствовать по итогам деятельности предприятия либо быть минимальным. От НДС обычно никуда не деться. Еще раз обращаю внимание, он может составить до 18% от вашего оборота.
НДС — налог на добавленную стоимость. Рассмотрим возникновение НДС по пунктам.
1. Предприятие создает какой-либо продукт, для производства которого используются сырье и материалы, расходуются тепло, вода и электроэнергия. То есть осуществляются производственные затраты. Далее этот продукт продается потребителю. Цена продажи включает в себя производственные затраты (себестоимость) и прибыль (добавленная стоимость) данного производства.
Пусть цена продажи товара (услуги) = 100 р.
При продаже покупателю на эту цену добавляется величина НДС (на 2005 г. она составляет 18%). Это будет цена с НДС, т. е. полная цена, которую должен заплатить покупатель. Таким образом, покупатель платит: 100 р. + 18 р. (18% НДС) = 118 р.
Цена продажи + НДС = Цена продажи с НДС (Полная цена)
2. Допустим, затраты на производство единицы продукции составили 90 р.
Налог на добавленную стоимость в идеале =
= (100 – 90) х 18% = 1,80 руб.
Возникает налог на добавленную стоимость, т. е. налог с наценки. В идеале – это налог, взимаемый с разницы между ценой продажи товара и стоимости использованных материалов, ресурсов, произведенных затрат.
3. Далее покупатель уже выступает в роли продавца. Он добавляет свою наценку. Допустим, 25 р. Но добавляет он ее на сумму без учета НДС, т. е. на 100 р. первоначальной цены. Таким образом, его цена стала 100 р. + 25 р. = 125 р. без учета НДС. Полная продажная цена будет 125 р. + 22,50 р. (18% НДС) = 147,50 р.
Цена продавца = первоначальная цена +
+ наценка продавца = 100 р. + 25 р. = 125 р.
Полная продажная цена продавца = цена продавца +
+ НДС = 125 р. + 22,50 р. = 147,50 р.
Покупатель заплатит продавцу 147,50 с учетом НДС.
4. Продавец сделал наценку 25 р. Добавил стоимости. Если мы посчитаем 18% от 25 р., то получим 4 р. 50 коп. Это и будет налог на добавленную стоимость, который необходимо отдать государству.
5. Обратите внимание: в деятельности организации будет учитываться НДС, полученный от покупателей, и НДС, оплаченный продавцу. В первый раз, при покупке, величина НДС была 18 р., во второй раз, при продаже, 22,50. При покупке покупатель отдал продавцу свой НДС в размере 18 р. При продаже купленного товара он же получил чужой НДС в размере 22,50 р. Из-за наценки на товар в 25 р. появилась разница в суммах НДС в размере 4,50 р. И при расчете величины НДС для уплаты государству берется тот НДС, который мы заплатили, тот НДС, который мы получили, считается разница и она выплачивается государству. В данном случае разница совпала с НДС с наценки продавца и составила 4,50 р.:
НДС государству = НДС, полученный от покупателей –
- НДС, оплаченный продавцу = 22,50 р. – 18 р. = 4,50 р.
Если мы добавим в примере расчета НДС еще одно действие, то сумма НДС к уплате государству изменится. Допустим, организация одновременно с операцией купли-продажи товара приобрела справочную литературу для собственного использования на сумму 20 р. с учетом НДС:
цена литературы = цена без НДС + НДС =
= 16,95 р. + 3,05 р. – 20 р.
Тогда расчет НДС к оплате государству будет следующий:
НДС полученный – НДС уплаченный = 22,50 р. – 18 р. –
- 3,05 р. = 1,45 р.
По итогам деятельности за отчетный период мы должны заплатить государству 1 р. 45 коп. Немного.
Может получиться отрицательная разница. Это нормально. Значит, вы купили больше, чем продали. Обращаю внимание: считается весь полученный и уплаченный НДС. Тот, который вы заплатили и за товар, и за услуги.
Считаем, что одновременно с операцией купли-продажи товара, приобретения справочной литературы организация оплатила подписку на газету стоимостью 150 р. с учетом НДС:
цена подписки без НДС + НДС = 127,12 р. + 22,88 р. = 150 р.
Пересчитываем НДС для уплаты государству:
НДС полученный – НДС уплаченный = 22,50 р. – 18 р. –
- 3,05 р. – 22,08 р. = -20,63 р.
Как видите, получилось отрицательное значение НДС. Если бы вместо услуги либо товара, предназначенного для собственного использования, был куплен товар для продажи, но его не успели бы реализовать в отчетный период, то НДС считался бы точно так же. Если в отчетный период вам сделали предоплату за товар, а вы не успели в этот период купить и отгрузить оплаченное, то весь полученный по предоплате НДС уходит государству. Обращаю ваше внимание: в расчеты попадают только суммы отчетного периода. Если вам заплатили первого числа следующего периода — уже не берем данные в расчет.
Порядок расчета и уплаты налога на добавленную стоимость регулируется главой 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ. С 1 января 2006 г. внесены серьезные изменения.
Учтите, что данный пример показывает принцип расчета НДС. В реальной бухгалтерии существуют понятия — приход, уход, оплата — и различные периоды для подсчета. Само суммирование производится в соответствии с выбранным принципом «по отгрузке» или «по оплате». Конечный результат может отличаться из-за попадания либо непопадания цифры периода времени в подсчет. Но принцип подсчета все равно в этом: пришел НДС, ушел НДС, разница.
При отрицательном значении НДС происходит так называемый «зачет НДС». Если НДС отрицательный, то в идеале государство должно его вам вернуть, т. е. перечислить на ваш расчетный счет. Обычно этого не бывает. Государство соглашается, что оно вам должно, и не против, если в следующем расчетном периоде эта разница будет учтена. При ведении реальной деятельности отрицательный НДС бывает редко и недолго. При предъявлении требований к государству выплаты НДС налоговая инспекция часто назначает проверку. Если сумма большая — проверка гарантирована. Будьте к этому готовы. Если все подсчитано правильно, бояться ее не следует.
Самое главное во всем этом, что конечный покупатель заплатит по полной. В розничной продаже НДС компенсировать уже некому. Предприятия же, использующие классическую систему налогообложения, т. е. с начислением НДС, в зачете НДС заинтересованы. Восемнадцать процентов от суммы платежа — сумма солидная. Многие частные предприниматели и те, кто используют упрощенную систему налогообложения, НДС не выставляют и работают в основном с частными лицами, так называемой «розницей». Обычно — это сфера услуг и розничные магазины. Для работы с юридическими лицами может не подойти. Поэтому сразу определитесь, кто ваш клиент.
В бухгалтерском учете могут возникать проблемы достаточно неожиданные, например вмененный доход, упрощенная система налогообложения. В общем, учитесь и готовьтесь.
Организация справочной работы по персоналу предприятия
26 июня 2006 Трудовое право, делопроизводство
Особого рассмотрения заслуживают вопросы организации справочной работы по персоналу предприятия. Указанная работа предполагает сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия. Последнее в свою очередь подразумевает подготовку различных справок по персоналу.
В данном случае под справкой следует понимать документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий). Общий порядок организации справочной работы по персоналу предприятия, включая выдачу справок, определен, в частности, Методическими рекомендациями Мосгорархива.
При этом следует учитывать также положения Трудового кодекса РФ, устанавливающие правила обращения с персональными данными работников предприятия.
Указанный порядок регламентируется также некоторыми ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.
Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива, предприятия (организации, учреждения), при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия. — Авт.) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера.
Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным установленным порядком.
Поступившие письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов.
Указанный выше срок может быть увеличен — не более чем на месяц — в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:
1)получение иных (дополнительных) сведений от заявителя (по запросу предприятия, на которое он обратился);
2)проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;
3)осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса заявителя.
Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:
1)о трудовом стаже;
2)заработной плате;
3)избрании на выборные должности;
4)членстве в общественных организациях;
5)образовании;
6)по другим вопросам, связанным с обеспечением законных прав и интересов граждан.
Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в т. ч. умерших. Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления (например, в случае, если заявитель занимал руководящую должность).
Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов:
1)личные карточки работников;
2)распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);
3)списки персонала с анкетными данными;
4)лицевые счета работников;
5)расчетные ведомости.
В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут использоваться:
1)материалы аттестации работников;
2)акты о несчастных случаях;
3) протоколы собраний (заседаний, совещаний).
В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).
В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).
Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки.
Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.
Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом.
Теги: документооборот, доу, отдел кадров, предприятие, справки
Трудовые договоры с различными категориями работников
24 июня 2006 Трудовое право
Трудовые договоры с различными категориями работников
Важное место в регулировании экономических и социальных взаимоотношений работника и работодателя принадлежит трудовому договору. С введением в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ порядок заключения трудового договора и его содержание претерпели ряд изменений.
Как следует из ст. 56 ТК РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником.
Сторонами трудового догбвора являются работодатель и работник.
В соответствии с данным соглашением работодатель обязуется:
1)предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
2)обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными норматив
ными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;
3)своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
В свою очередь работник обязуется:
1)лично выполнять определенную договором трудовую функцию;
2)соблюдать действующие на предприятии правила внутреннего трудового распорядка.
В содержании трудового договора, как правило, указываются:
1)фамилия, имя, отчество работника;
2)наименование работодателя (фамилия, имя,отчество работодателя — физического лица);
3)существенные условия трудового договора, к числу которых относятся:
место работы (с указанием структурного подразделения) ;
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных на предприятии);
условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие виды документов:
1)паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2)трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3)страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4)документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5)документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Форма типового трудового договора утверждена постановлением Минтруда России от 14.07.93 № 315. На основе типового трудового договора министерствами и ведомствами РФ разработаны варианты договора для различных категорий работников, учитывающие специфику их деятельности.
Теги: документы, льготы, отдел кадров, трудовой договор, штатное расписание
Копии и выписки из документов
07 июня 2006 делопроизводство
Требования к оформлению копий документов:
Копия — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа:
1) наименование документа;
2)текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание);
3)заверительная надпись.
Общие требования к оформлению копий документов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат).
При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием условных обозначений — “оттиск печати организации” и т. п.).
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику, например:
Верно: Инспектор отдела кадров подпись Л. С. Петров 25.11.2004
Заверение копии документа (в т. ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копия с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.
В частности, в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.4) копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данного документа и в службу ДОУ.
Теги: выписки, документы, оформление документов