Адвокаты Москвы

Организация работы ответственных исполнителей с документами предприятия

28 марта 2006 делопроизводство

Руководитель предприятия во взаимодействии с другими должностными лицами и структурными подразделениями обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до сведения ответственных исполнителей и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель предприятия (иное должностное лицо, уполномоченное выносить решения о порядке исполнения документов) выделяет для первоочередного исполнения наиболее срочные и важные документы. Указанные документы передаются на исполнение немедленно.

Прочие документы передаются на исполнение в соответствии с установленным на предприятии порядком. Последний предусматривает:

1) сбор и обработку необходимой информации;
2) разработку проекта документа;
3) согласование проекта документа;
4) оформление проекта документа;
5) представление проекта документа на подписа
ние (утверждение) руководителю предприятия;
6) регистрацию и последующую передачу документа по назначению.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на свободных от текста местах документа следующие отметки:

1) о дате поступления (если образовался интервал времени между регистрацией документа и его доставкой исполнителю);
2) о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.);
3) о дате и результатах окончательного исполнения.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, привлекаемые к подготовке документа, ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.) в рамках отведенных им полномочий. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за своевременное и качественное его исполнение.

Теги: бланки, делопроизводство, документы предприятия, доу

Положение об отделе кадров

28 марта 2006 делопроизводство, должностные инструкции

Положение об отделе кадров предприятия — организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы подчиненности и взаимодействия кадрового органа с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия.
Таким образом, положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров предприятия (организации, учреждения), обязательные для выполнения его сотрудниками.
В соответствии с параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству положение об отделе кадров применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается начальником структурного подразделения, а утверждается — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении — руководителем предприятия или его заместителем по персоналу.
Текст положения печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, при этом используются формулировки “должен”, “следует”, “необходимо”, “запрещается”, “не допускается”.

Текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже.

Структура “Положения о кадровом органе” должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, но при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы:

1.Общие положения.
2.Структура и состав отдела кадров.
3.Предназначение отдела кадров.
4.Организация управления отдела кадров.
5.Организация взаимодействия отдела кадров.
6.Организация обеспечения отдела кадров.
7.Полномочия отдела кадров.
8.Ответственность отдела кадров.
9.Особые вопросы деятельности отдела кадров.
10.Заключительные положения.

Перечисленные разделы образуют основной текст положения. Основному тексту, как правило, предшествует преамбула документа, указывающая на его предназначение. Ниже приводится пример преамбулы:

«Настоящее “Положение” определяет порядок работы отдела кадров … (.следует указать полное наименование предприятия). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем “Положении”, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, допущенными к ведению кадровой работы».

Раздел 1 — “Общие положения” — содержит в себе сведения:

1)о цели кадровой работы на предприятии;
2)целевом предназначении отдела кадров, его статусе;
3)полном официальном и условно-сокращенном наименовании отдела кадров;
4)руководстве отдела кадров;
5)порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры отдела кадров;
6)документах, регламентирующих деятельность отдела кадров и его сотрудников.

Примерный текст раздела:

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и воевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.
1.2.Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на штатную службу персонала (СП), организационно входящую
в управление предприятия. В свою очередь отдел кадров (ОК) является структурным подразделением службы персонала.
1.3.Непосредственное руководство отделом кадров осуществляет его начальник. Начальник ОК является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора предприятия по персоналу — начальнику службы персонала и является его первым заместителем.
1.4.Нормирование труда сотрудников отдела кадров, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих “Единых норм времени и выработки…”, инв. № … .
1.5.Условия труда сотрудников отдела кадров, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. № … .
1.6.Деятельность сотрудников отдела кадров регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется заместителем начальника отдела кадров на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам.

Их подписывает начальник отдела, а утверждает — заместитель генерального директора по персоналу. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.
1.7.В своей работе отдел кадров руководствуется настоящим “Положением”, законодательными и нормативно-правовыми актами
органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными
действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.8. Для обеспечения повседневной деятельности отдел кадров имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые
штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

В разделе 2 — “Структура и состав отдела кадров”, как правило, отражаются:

1)порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава кадрового органа;
2)сведения о наличии в составе кадрового органа внутренних подразделений, их названиях;
3)сведения о численном составе сотрудников кадрового органа;
4)организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) кадрового органа;
5)ведомость численного состава (обычно в табличной форме, с указанием количества, в т. ч. в процентах к общей численности, руководителей, специалистов и исполнителей, и также выносимая в приложение) кадрового органа.

Примерный текст раздела:

II. СТРУКТУРА И СОСТАВ ОТДЕЛА КАДРОВ

2.1.Организационно-штатная структура и численный состав отдела кадров определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждается решением генерального директора по представлению заместителя по персоналу. Изменения в организационно-штатной стриктуре и численном составе отдела производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) отдела.
2.2.В целях обеспечения эффективной работы отдела кадров в его организационно-штатную структуру включены: группа документационного обеспечения, группа организационного обеспечения и делопроизводство.
2.3. Численный состав сотрудников распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел кадров.

В разделе 3 — “Задачи и функции отдела кадров” — излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях отдела кадров.

Содержание раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя перечень задач и функций, но и наглядно показывало роль и место кадрового органа в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организаци-онно-документационные связи кадрового органа, вынесенной в приложение).

Примерный текст раздела:

III. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ ОТДЕЛАКАДРОВ

1) прием сотрудников на работу;
2) учет сотрудников (в т. ч. автоматизированный);
3) оформление документов персонального учета;
4)подбор (поиск и отбор) сотрудников для предприятия;
5)расстановка сотрудников предприятия;
6) становление в должности и адаптация сотрудников предприятия;
7) изучение сотрудников предприятия;
8) перемещение сотрудников предприятия;
9) работа с временно отсутствующими сотрудниками предприятия (находящимися в отпусках, на больничных, в командировках);
10) оценка работы сотрудников;
11) увольнение сотрудников;
12) профессиональная подготовка (доподго-товка и переподготовка) сотрудников;
13) организация приема сотрудников предприятия по служебным и личным вопросам;
14) работа с письменными обращениями сотрудников предприятия;
15) аналитическая работа;
16) подготовка отчетов;
17) документирование деятельности сотрудников;
18) архивная и справочная работа;
19) кадровая работа в подразделении;
20) планирование кадровой работы;
21) организационно-методическое руководство кадровой работой на предприятии.
3.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия могут уточняться и задачи, решаемые отделом кадров.

Раздел 4 — “Организация управления отделом кадров” — целесообразно изложить в следующей последовательности :

1)общее и повседневное руководство работой отдела кадров;
2)руководящий состав отдела кадров;
3)организация управления повседневной деятельностью отдела кадров;
4)организация управления отделом кадров в оперативном режиме.

Примерный текст раздела:

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ КАДРОВ

4.1.Общая организация управления отделом кадров возлагается на начальника службы персонала предприятия. Непосредственное руководство работой отдела кадров осуществляет руководящий состав отдела.
4.2.К руководящему составу отдела кадров относятся его начальник, заместительначальника отдела по подготовке кадров и начальники внутренних подразделений.
4.3.Управление повседневной деятельностью отдела кадров осуществляется начальником отдела последовательным методом путем
отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от начальника службы персонала к начальнику отдела кадров, а от него ~ своему заместителю и начальникам подразделений.
4.4.При необходимости руководящий состав отдела кадров должен уметь организовать управление работой отдела в оперативном режиме, предполагающем сокрушение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.

Раздел 5 — “Организация взаимодействия отдела кадров” — содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия в вопросах:

1)получения, отдачи и выполнения распоряжений (указаний) руководства предприятия;
2)обмена документами.

Кроме того, в разделе целесообразно вкратце пояснить, что подразумевает термин “взаимодействие” применительно к условиям предприятия. Как правило, указываются основные направления взаимодействия отдела кадров с другими подразделениями, службами и должностными лицами.

Примерный текст раздела:

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

1) с производственными подразделениями — по вопросам контроля за организацией кадровой работы;
2) с юридической службой — по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий кадровой работы;
3) с подразделениями служб персонала — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;
4) со службой производственного планирования и отчетности — по вопросам производственного планирования и отчетности;
5)с финансово-экономической службой — по вопросам финансово-экономической деятельности;
6)со службой материально-технического обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения и
обслуживания;
7) с техническим отделом вычислительного центра — по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения),

Раздел 6 — “Организация .обеспечения отдела кадров” — определяет общий порядок технического и материального обеспечения подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического обслуживания оргтехники кадрового органа, его информационного обеспечения, включая меры по защите служебной информации от несанкционированного доступа и т. п.

Примерный текст раздела:

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

6. 1. Обеспечение деятельности отдела кадров техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на предприятии.
6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники отдела кадров, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы предприятия.

Раздел 7 — “Полномочия отдела кадров” — включает в себя перечень предоставленных кадровому органу полномочий для реализации своих задач.

Примерный текст раздела:

VII. ПОЛНОМОЧИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

7.1.Запрашивать у руководителей подразделений, служб предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и
перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых кадровых перестановок.
7.2.Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов
(трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.}.
7.3.Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
7.4.Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
7.5.Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам кадровой работы.
7.6. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

Раздел 8 — “Ответственность отдела кадров” — определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности отдела кадров.

Примерный текст раздела:

VIII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАДРОВОГО ОРГАНА

8.1. Отдел кадров несет коллективную ответственность за:
а)своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел;
б)соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы кадровой работы.
8.2 Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

В разделе 9 — “Особые вопросы деятельности отдела кадров” — рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности кадрового органа предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в т. ч.:

1)вопросы контроля и проверки деятельности кадрового органа;
2)вопросы реорганизации кадрового органа;
3)отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников кадрового органа и должностных лиц других подразделений и служб предприятия.
В связи с изложенным примерный текст данного раздела не приводится.

В разделе 10 — “Заключительные положения” — обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение.

Устанавливается также срок его переутверждения.

Примерный текст раздела:

X. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

10.1 Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются заместителем начальника отдела кадров, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами предприятия и представляются начальником отдела на рассмотрение заместителю генерального директора по персоналу. Основанием для внесения соответствующих изменений в текст “Положения…” служит письменное распоряжение заместителя генерального директора по персоналу,
10.2 Настоящее “Положение…” подлежит переутверждению не реже чем один раз в 5 лет. В необходимых случаях документ снабжается приложениями. Оформление положения об отделе кадров предприятия выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству.

Теги: документы, должностные инструкции, инструкции, отдел кадров, положение

Должностные инструкции инспектора по КИД

16 марта 2006 делопроизводство, должностные инструкции

Основными функциями инспектора по КИД являются

Читать полностью »

Теги: документы предприятия, должностные инструкции, доу, кид

Лицензирование внешнеторговой деятельности

09 марта 2006 лицензирование

Лицензирование является нетарифной мерой государственного регулирования внешнеторговой деятельности предприятий и в России применяется с 1989 г.

Порядок лицензирования внешнеторговой деятельности регламентируют следующие нормативные акты:
Положение о порядке лицензирования экспорта и импорта товаров (работ, услуг) в Российской Федерации (утверждено постановлением Правительства РФ от 31 октября 1996 г. № 1299, в ред. постановления Правительства РФ от 28 января 1997 г. № 77, от 2 февраля 1998 г. № 114, от 14 марта 1998 г. № 307, от 29 декабря 1998 г. № 1580, от 12 октября 2000 г. № 766, от 15 декабря 2000 г. № 973);
Методические указания о порядке приема заявлений, выдачи экспортных лицензий, ведения федерального банка лицензий (утверждены приказом МВЭС России от 11 июля 1997 г. № 367);
Правила оформления заявлений и выдачи экспортных и импортных лицензий (утверждены приказом МВЭС России от 18 марта 1997 г.).

Лицензирование предполагает, что на экспорт и (или) импорт отдельных товаров необходимо получать у соответствующего государственного органа специальное разрешение (лицензию). С помощью лицензирования осуществляется государственная монополия на экспорт и (или) импорт отдельных видов товаров.

Перечни лицензируемых товаров (работ, услуг) устанавливаются федеральным законодательством; в настоящее время список товаров, экспорт и (или) импорт которых подлежит лицензированию, включает:

товары с содержанием драгоценных металлов, драгоценных камней, янтаря и изделий из них;
лекарственные средства и фармацевтические субстанции, применяемые в медицинских целях и в ветеринарии;
радиоактивные вещества и изделия на их основе;
ядерные материалы, оборудование и соответствующие технологии;
товары (материалы, оборудование и технологии) двойного применения, т.е. товары, которые имеют мирное назначение, но могут быть применены для создания ядерного, химического, бактериологического и других видов оружия;
возбудители заболеваний ;
патогенов) человека, животных и растений; опасные отходы; пороха промышленного применения, взрывчатые вещества, средства взрывания и пиротехнические изделия; озоноразрушающие вещества и продукты, содержащие их; наркотические средства, сильнодействующие и ядовитые вещества; шифровальные средства ;
техника, части для нее, пакеты программ, документация); дикие животные, дикорастущие растения, лекарственное сырье растительного и животного происхождения; рыба, ракообразные, моллюски и прочие водные беспозвоночные; коллекционные материалы по минералогии и палеонтологии; химические средства защиты животных; информация о недрах по районам и месторождениям топливно-энергетического и минерального сырья; спирт этиловый и водка ; только импорт).

Выдача лицензий осуществляется Министерством экономического развития и торговли РФ через своих уполномоченных в регионах, а в случае импорта спирта этилового и алкогольной продукции отдельных наименований — через уполномоченного по Центральному району. Лицензии оформляются на бланках, изготовленных на специальной, защищенной от подделки бумаге, на основании заявлений, представленных на типовых бланках и заполненных в соответствии с правилами, определяемыми Министерством экономического развития и торговли РФ.

Лицензия является официальным документом, который разрешает осуществление экспортных или импортных операций в течение установленного срока. Лицензии оформляются на каждый вид товара в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности независимо от количества наименований товаров, включаемых в контракт ;
договор). Лицензии оформляются на каждый вид товара в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности независимо от количества наименований товаров, включенных в контракт ;
договор).

Лицензии могут быть разовыми или генеральными. Разовая лицензия выдается для осуществления экспортной или импортной операции по одному контракту сроком дб 12 текущих месяцев начиная с даты выдачи лицензии.

Генеральная лицензия оформляется на каждый вид экспортируемого или импортируемого товара с указанием его количества и стоимости, без определения конкретного покупателя или продавца товара. Генеральная лицензия выдается на основании решения Правительства РФ на каждый вид товара на определенный срок.

Для получения лицензии заявителю необходимо направить уполномоченным Министерства экономического развития и торговли РФ в регионах следующие документы:

подписанное и заверенное своей печатью сопроводительное письмо с просьбой об оформлении лицензии; заявление о выдаче лицензии на бланке установленной формы; копию контракта; договора) купли-продажи или мены на русском языке или его перевод;
копию договора между экспортером или импортером и производителем или потребителем товара, если в качестве заявителя выступает посредник;
копии учредительных документов;
копии регистрационных документов;
для юридических лиц — свидетельство о государственной регистрации, справку о постановке на учет в налоговом органе;
для физических лиц. свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя со штампом налогового органа;
решение соответствующего федерального органа исполнительной власти ;
по отдельным видам товаров, в отношении которых действует особый порядок экспорта или импорта, установленный законодательством Российской Федерации);
разрешение соответствующих федеральных органов исполнительной власти на осуществление определенных видов деятельности ;
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
выписку из протокола Межведомственной комиссии по организации проведения конкурсов и аукционов по продаже экспортных и импортных квот или сертификат Министерства экономического развития и торговли РФ, являющиеся основанием для оформления лицензии;
в случаях импорта этилового спирта и алкогольной продукции отдельных наименований также:

копию лицензии на право закупки по импорту, хранения и оптовой реализации этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции;
документы, характеризующие финансовое состояние импортера.

Представленные копии документов должны быть прошиты, заверены подписью и печатью заявителя. Кроме того, предъявляемые документы подлежат регистрации в Министерстве экономического развития и торговли РФ. Решение о выдаче лицензии или отказе в выдаче лицензии принимается в течение 25 дней со дня получения заявления со всеми необходимыми документами. В том случае, если представленные документы требуют доработки, срок принятия решения может быть продлен, но не более чем на 10 дней со дня представления доработанных документов.

Оформленная лицензия выдается в одном экземпляре и не подлежит передаче другим заявителям. Владелец лицензии должен направить оригинал лицензии в таможенный орган РФ по месту регистрации. Таким образом, лицензия является основанием для проведения таможенного оформления лицензируемых товаров.

Срок действия лицензии может быть продлен с целью завершения выполнения контрактных обязательств. Для этого владелец лицензии должен направить в Министерство экономического развития и торговли РФ в письменной форме просьбу с приложением:

по генеральной лицензии — копии соответствующего решения Правительства РФ;
по разовой лицензии — решения соответствующего федерального органа исполнительной власти.

Документы на продление срока действия лицензии рассматриваются уполномоченным в течение 10 дней с даты регистрации обращения владельца лицензии. Срок действия лицензии может быть продлен на следующий период: генеральной — в пределах срока, установленного соответствующим постановлением Правительства РФ; разовой — в пределах 12 текущих месяцев, исчисляемых с даты выдачи лицензии. В отношении товаров, на которые установлены количественные ограничения экспорта или импорта, продление срока действия лицензии возможно только при условии продления срока действия этих ограничений.

Продление срока действия лицензии оформляется в виде письма, подписанного уполномоченным Министерства экономического развития и торговли РФ в соответствующем регионе и заверенного его печатью, это письмо является неотъемлемой частью лицензии. Министерство экономического развития и торговли РФ может отказать в выдаче лицензии в том случае, если заявление на выдачу лицензии оформлено неверно; если представлены недостоверные сведения о производимой экспортной или импортной операции; если в контракт включены условия, наносящие ущерб экономическим интересам РФ.

Решение об отказе в выдаче лицензии должно быть мотивированным и должно направляться заявителю в письменной форме. Министерство экономического развития и торговли РФ может также приостановить действие выданной лицензии или аннулировать ее в том случае, если владелец лицензии:
представил соответствующее заявление;
нарушил условия ее действия;
нарушил законодательство РФ.

Теги: лицензирование, налоги, оформление документов, регистрация, торговля

Порядок оформления справок

07 марта 2006 Нотариус, Трудовое право, делопроизводство

Порядок оформления справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству
Подготовка справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Общий порядок оформления справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение, осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству.
Так, согласно параграфу 3.3.9 указанной Инструкции, справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги фор мата А4 и имеет следующие реквизиты:

1)наименование вида документа — печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) заголовок — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;
3)текст — отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 13 через полтора интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагают ся мотивы внесения проекта акта (документа), обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
4)подпись — отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Теги: бланки, документооборот, документы, доу, оформление документов, справки