Архив за июня 2005

Порядок работы с входящими документами

05 июня 2005 делопроизводство

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:
1) прием (доставку) корреспонденции;
2) первичную обработку;
3) предварительное рассмотрение;
4) регистрацию;
5) рассмотрение руководством предприятия;
6) передачу исполнителям;
7) исполнение документа;
8) возврат на постоянное хранение.

Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи. С помощью фельдъегерской (курьерской) связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с проставлением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству и — по его результатам — на исполнение соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Текст телефонограммы принимается (записывается получателем — как правило, дежурным сотрудником секретариата) на специальном бланке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована.

Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты E-mail принимаются дежурным сотрудником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информации. При приеме особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции. Принятые документы укладываются в портфель (сумку, мешок и пр.). Первичная обработка принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое.

При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп (“Входящий № “). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.


При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предназначены. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предварительно рассматриваются в службе ДОУ. После предварительного рассмотрения они передаются на последующее рассмотрение руководителю предприятия или соответствующему должностному лицу (структурному подразделению) для принятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).

Передача документов на последующее рассмотрение должна осуществляться, как правило, в день их поступления на предприятие. Рассмотрение руководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководителем управленческого решения. Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указанным в резолюции. Предварительно содержание резолюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контролю, ставится соответствующая отметка (“На контроль”, “К” и т. п.).

Должностные лица или начальники (ответственные исполнители) структурных подразделений оповещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение. Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в журнале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа.
Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно (в последнем случае копировально-множительным бюро службы ДОУ изготавливается необходимое число копий). Подлинник документа передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым).

Исполнение документа производится соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и характера документа (о сроках исполнения документов).

Исполненный документ с соответствующей отметкой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Вместе с документом в дело помещаются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и пр.).

Теги: , ,

Требования к бланкам документов

02 июня 2005 делопроизводство

Документы предприятия должны, как правило, оформляться на бланках форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148х210 мм).
Для изготовления бланков предприятия применяется плотная бумага светлых тонов — плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, белизна — не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа — размером не менее: с левого, верхнего и нижнего краев — 20 мм, а с правого — 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной
части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). При этом разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без
выравнивания строк) способом.
Различают бланки с угловым и продольным расположением реквизитов. Первые
считаются более экономичными, поскольку позволяют более рационально использовать площадь бланка, отведенную для расположения текста документа.
Изготовление, учет, хранение и использование бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением.
Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штем-пельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа,
оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков предприятия ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистра-ционно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
а) при поступлении бланков:
наименование вида бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование поставщика бланков;
количество экземпляров;
серия и номера бланков;
б) при выдаче бланков:
наименование вида бланка;
количество экземпляров;
серия и номера бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т. д.).


Регистрационно учетные формы включают в номенклатуру дел предприятия.
Хранение бланков предприятия следует производить в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков предприятия следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистра-ционной форме. Приказом руководителя предприятия назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков предприятия, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ.
Проверки наличия, хранения и использования бланков предприятия следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного на предприятии порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя предприятия для принятия решения.

Теги: , , , ,