Рубрика «делопроизводство»

Оформление справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве

21 мая 2009 делопроизводство

Оформление справок о документообороте предприятия производится в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве в рамках работы по сокращению объемов деловой переписки. Указанной Инструкцией предусмотрены порядок и правила подготовки двух видов справок:

1) справка об объеме документооборота;
2) справка о состоянии исполнения документов.

Указанные справки готовятся службой ДОУ ежемесячно.
Учет количества исполненных документов, а также данных о состоянии исполнительской дисциплины производится по предприятию в целом, а также по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе ДОУ, секретариате и т. п. на основе принятой на предприятии системы учета документов.
Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно — их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

Теги: , , , , ,

Положение о министерстве

19 мая 2009 делопроизводство, должностные инструкции

Положение об организации: положение о министерстве (службе) — это организационно-правовой документ, определяющий место органа государственного управления в общей структуре системы государственной власти, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы его подчиненности и взаимодействия с другими органами государственного управления, ведомствами и должностными лицами. Таким образом, положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции министерства, и обязательные для выполнения его сотрудниками.

В соответствии с параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Типовая инструкция по делопроизводству) положение о министерстве (службе) применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается его руководителем (министром), а утверждается — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении — Правительством РФ. Текст положения печатается на общем бланке органа госуправления и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст может делиться на главы, пункты и подпункты, при этом главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже (“Положение о…”).
Структура положения о министерстве (службе) должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, но при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи министерства (службы).
3. Функции министерства (службы).
4. Права и обязанности министерства (службы).
5. Руководство министерства (службы).
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности министерства (службы).
8. Реорганизация и ликвидация.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;
2) наименование вида документа;
3) заголовок к тексту;
4) текст;
5) подпись.

Гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО, напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа госуправления (например, постановление правительства) с указанием его даты и номера. Наименование вида документа печатается прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагается центрованным способом на 2—3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.
Заголовок к тексту печатается центрованным способом и отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.


Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами.
При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты — в пределах пункта (т. е. номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой, например: 1.2, а номер подпункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, разделенных точками, например: 2,3.1.1. При наличии в тексте ссылок на приложения соответствующую сноску оформляют* звездочкой или цифрой.

Положение о федеральной (региональной) службе

К подготовке положения о службе предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки положения о министерстве.

Теги: , , ,

Порядок работы с внутренними документами

26 Апр 2009 делопроизводство

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие
основные этапы

Читать полностью »

Теги: , ,

Управленческий учет

19 Апр 2009 бухгалтерский учёт, делопроизводство

Для меня самое трудное определение и занятие. Мы уже рассмотрели бухгалтерский и финансовый учет. Управленческий учет венчает эти два учета. Служит он для целей управления. Вообще, «учетом» называть его не совсем корректно, но название существует, прижилось, приходится использовать. Фактически состоит из двух слов: «управлять» и «учитывать». От этого и оттолкнемся.
Управленческий учет состоит из плана задач, действий и целей на текущий и последующий периоды работы предприятия, опирается на данные финансового и бухгалтерского учета.
Еще одна формулировка.
Управленческий учет — процесс сбора, анализа и подготовки информации для управленческого персонала, которая позволяет ему увидеть полную картину деятельности предприятия и принимать обоснованные управленческие решения.
Служит для целей управления.
В современной литературе управленческий учет обычно сводят к управлению ресурсами предприятия, т. е. запасами сырья и товаров, расчету себестоимости, движением сырья и товаров по складу. Для этого существуют специальные компьютерные программы управления предприятием. Это все правильно. И действительно, управление себестоимостью и ресурсами вашего предприятия — это огромная часть управленческого учета. Для вашего персонала управленческий учет на этом заканчивается. Но вы как руководитель должны смотреть вперед, в будущее вашего предприятия. Вы должны производить планирование с помощью данных управленческого учета. Именно в этом состоит истинное предназначение управленческого учета для руководителя. Вы должны определять с помощью его данных, на какой величине вам необходимо удержать себестоимость, как вы это будете делать, какими ресурсами вы обладаете, какие задачи будут у вашей организации в следующем периоде.

Планирование производят обычно на год, полугодие, квартал, месяц. На месяц определяются наиболее точные цифры, конкретные задачи. На год — только общие показатели. Но они являются ориентиром. Сверяться с ними необходимо постоянно.
Управленческий учет сравним с бизнес-планом. Просто бизнес-план — это проект, а управленческий учет производится на основе фактических показателей прошедшего периода. Не пренебрегайте управленческим учетом, не забрасывайте его. Он является наиболее трудным из трех видов учета (финансового, бухгалтерского и управленческого). Финансовый и бухгалтерский учеты, во-первых, оперируют только цифрами, во-вторых, они работают с уже прошедшим периодом, с готовыми данными. Управленческий учет направлен вперед — это планирование. Необходимо правильно понять имеющиеся цифры, сделать выводы, принять необходимые решения и поставить новые задачи. Я не случайно пишу про правильное понимание цифр. Даже себестоимость можно рассчитать более чем одним способом. То же относится и к затратам: какие виды затрат относить к постоянным издержкам, какие — к переменным. Вам необходимо знать логику получения цифр, откуда они берутся. Это трудно. Будут не только правильные, но и ошибочные решения, завышенные и заниженные цели. Совет тут только один — учитесь. Других рецептов нет. Главное, чтобы вы это делали. Иначе организация будет развиваться, как получится. Причем получаться может замечательно. Возможно, будет расти, как на дрожжах. Все равно необходимо научиться планировать, предугадывать ситуацию, верно анализировать имеющиеся данные и улавливать тенденции. Опять же появится хорошая привычка. При ухудшении состояния дел поможет. А то, что ситуация временами будет ухудшаться, — это я вам гарантирую. Да и жизненный опыт говорит, что все хорошее когда-нибудь заканчивается. То же самое происходит с безудержным ростом — он тоже заканчивается. И начинается та самая конкурентная борьба. Вот тут вам эта хорошая привычка и пригодится. Так что управляйте и учитывайте.

Теги: , ,

Организационная структура предприятия

07 Фев 2009 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Организационная структура предприятия

Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.

Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документацион-ных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей. В соответствии с методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов организационная структура представляется в виде таблицы:


1) наименование структурного подразделения;
2) общая численность структурного подразделения.

Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно отображается на схеме, оформляемой в соответствии с ОСТ 29.115-88.
Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), а в необходимых случаях — пояснения и комментарии.

Теги: , , , , ,

Служебные записки

26 Янв 2009 Юридические лица, делопроизводство

Служебная записка — это не что иное, как внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.
В зависимости от содержания и предназначения различают:

1)докладные записки (докладные);
2)информационные записки (меморандумы);
3)аналитические записки (аналитические справки);
4)пояснительные записки;
5)служебные записки ad Нос (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно);
6)служебные записки о состоянии дел за период времени.

Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая записка.
Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок — пояснительной записке.
Как следует из содержания указанной Инструкции, пояснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

1)наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2)заголовок — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена пояснительная записка;
3)текст — отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать:

—обоснование необходимости принятия управленческого решения (утверждения документа), включающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой документации) предприятия;
—результаты проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений (проведения правовой экспертизы документа);
необходимые расчеты в обоснование предлагаемого решения (вносимого на утверждение документа) ;
—прогноз ожидаемого эффекта от реализации решения (введения в действие документа).

Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.
Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:

наименование адресата (должностного лица предприятия, которому адресован документ);
отметка о наличии приложения;
подпись разработчика.

Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа, а также (в зависимости от ситуации) работником финансового, кадрового или юридического подразделения предприятия.

Теги: , ,

Претензии

14 Окт 2008 Взыскание долгов, делопроизводство

Общие требования к подготовке претензий: В соответствии со ст. 4 “Право на обращение в арбитражный суд” Арбитражного процессуального кодекса РФ (Федеральный закон от 05.05.95 № 70-ФЗ с изм. и доп. от 24.07.02) для определенной категории споров предусмотрен досудебный или претензионный порядок урегулирования разногласий между сторонами.

Указанный порядок является обязательным для сторон в том случае, если об этом прямо указано в содержании соответствующего договора или иного нормативно-правового акта.
Поскольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонами по договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 “Форма и содержание искового заявления” Арбитражного процессуального кодекса РФ (см. далее), а также рекомендации, имеющиеся в справочной литературе.
В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие реквизиты:

1)наименование адресата;
2)наименование адресанта (отправителя);
3)наименование вида документа;
4)заголовок к тексту;
5)текст;
6)отметка о приложении;
7)подпись.

Как правило, оформление первых трех реквизитов не вызывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например, об уплате штрафа, о возмещении ущерба, о возврате денежных сумм или товара в натуре и т. д.
В тексте претензии должны быть отражены следующие вопросы:

1)на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмотренные законодательством РФ);
2)что именно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;
3)ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие отношения сторон в сложившейся ситуации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомственных или местных нормативно-правовых актов и т. п.);
4)ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требование (в необходимых случаях — с приложением копий или выписок из соответствующих документов);
5)сумма требований с расчетом (если расчет претензионных требований занимает много места, его также следует вынести в приложение);
6)информация о намерениях адресанта на случай невыполнения требований, изложенных в претензии.

Претензия подписывается заявителем или уполномоченным им лицом. Подпись уполномоченного представителя юридического лица заверяется печатью.
Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц.

Всю необходимую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или бланке предприятия установленного образца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением.

Теги: , ,

Положение о структурном подразделении органа местного самоуправления

07 Окт 2008 делопроизводство

Положение о структурном подразделении органа местного самоуправления

К подготовке положения о структурном подразделении органа местного самоуправления предъявляются требования, близкие к тем, что установлены для подготовки положений, рассмотренных в предыдущей статье.


Структура текста положения об отделе аналогична структуре, приведенной в предыдущей статье.

Теги: , ,

Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел.

25 Сен 2008 делопроизводство

В общем случае дела предприятия подлежат первичному оформлению (в момент их введения в соответствии с утвержденной номенклатурой) и так называемому закрытию — оформлению по истечении срока, установленного номенклатурой (как правило, он составляет один год).

Читать полностью »

Теги: , ,

Положение о правлении предприятия

27 июля 2008 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Положения об органах управления предприятием: К подготовке положения об органах управления предприятием предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки положения о министерстве (службе) и изложенным в предыдущей главе. При этом структура положения о правлении предприятия несколько отличается от структуры вышеупомянутых документов и включает:

1. Общие положения.
2. Задачи правления.
3. Компетенция правления.
4. Организация деятельности правления.
5. Полномочия председателя правления.
6. Секретариат правления.
7. Полномочия членов правления.
8. Планирование деятельности правления.
9. Организация заседаний правления.
10. Оформление и обнародование решений правления.
11. Осуществление контроля за деятельностью правления.
12. Заключительные положения.

Теги: , , , ,