Рубрика «должностные инструкции»

Положение о министерстве

19 мая 2009 делопроизводство, должностные инструкции

Положение об организации: положение о министерстве (службе) — это организационно-правовой документ, определяющий место органа государственного управления в общей структуре системы государственной власти, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы его подчиненности и взаимодействия с другими органами государственного управления, ведомствами и должностными лицами. Таким образом, положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции министерства, и обязательные для выполнения его сотрудниками.

В соответствии с параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Типовая инструкция по делопроизводству) положение о министерстве (службе) применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается его руководителем (министром), а утверждается — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении — Правительством РФ. Текст положения печатается на общем бланке органа госуправления и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст может делиться на главы, пункты и подпункты, при этом главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже (“Положение о…”).
Структура положения о министерстве (службе) должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, но при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи министерства (службы).
3. Функции министерства (службы).
4. Права и обязанности министерства (службы).
5. Руководство министерства (службы).
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности министерства (службы).
8. Реорганизация и ликвидация.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;
2) наименование вида документа;
3) заголовок к тексту;
4) текст;
5) подпись.

Гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО, напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа госуправления (например, постановление правительства) с указанием его даты и номера. Наименование вида документа печатается прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагается центрованным способом на 2—3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.
Заголовок к тексту печатается центрованным способом и отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.


Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами.
При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты — в пределах пункта (т. е. номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой, например: 1.2, а номер подпункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, разделенных точками, например: 2,3.1.1. При наличии в тексте ссылок на приложения соответствующую сноску оформляют* звездочкой или цифрой.

Положение о федеральной (региональной) службе

К подготовке положения о службе предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки положения о министерстве.

Теги: , , ,

Организационная структура предприятия

07 Фев 2009 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Организационная структура предприятия

Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.

Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документацион-ных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей. В соответствии с методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов организационная структура представляется в виде таблицы:


1) наименование структурного подразделения;
2) общая численность структурного подразделения.

Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно отображается на схеме, оформляемой в соответствии с ОСТ 29.115-88.
Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), а в необходимых случаях — пояснения и комментарии.

Теги: , , , , ,

Должностные обязанности заведующего архивом

28 Сен 2008 должностные инструкции

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.


Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет.

Теги: , ,

Положение о правлении предприятия

27 июля 2008 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Положения об органах управления предприятием: К подготовке положения об органах управления предприятием предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки положения о министерстве (службе) и изложенным в предыдущей главе. При этом структура положения о правлении предприятия несколько отличается от структуры вышеупомянутых документов и включает:

1. Общие положения.
2. Задачи правления.
3. Компетенция правления.
4. Организация деятельности правления.
5. Полномочия председателя правления.
6. Секретариат правления.
7. Полномочия членов правления.
8. Планирование деятельности правления.
9. Организация заседаний правления.
10. Оформление и обнародование решений правления.
11. Осуществление контроля за деятельностью правления.
12. Заключительные положения.

Теги: , , , ,

Положение о генеральном директоре предприятия

23 июня 2008 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Положение о генеральном директоре предприятия

К подготовке положения о генеральном директоре предприятия предъявляются требования, аналогичные требованиям, установленным для подготовки положения об общем собрании акционеров предприятия.

При этом структура рассматриваемого в данном параграфе документа несколько отличается от структуры положения об общем собрании акционеров предприятия и включает:

1. Общие положения.
2. Вопросы компетенции генерального директора.
3. Порядок утверждения в должности и освобождения от должности генерального директора.
4. Заключительные положения.

Теги: , , , , ,

Должностные обязанности копировально-множительного бюро

13 Апр 2008 должностные инструкции

Заведующий обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в т. ч. микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации.

Организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений. Определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам.

Составляет графики выполнения копировальных и множительных работ. Распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение. Осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала. Принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ. Принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда. Обеспечивает сохранность принятой в работу документации. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ. Изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.


Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ; методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования; виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики; стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации; нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ; передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; основы организации труда; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка* правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Теги: , ,

Должностные обязанности заведующего машинописным бюро

04 Фев 2008 должностные инструкции

Осуществляет руководство работой машинописного бюро. Принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм. Обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами. Следит за состоянием пишущих машин, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей.


В свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; машинопись; порядок учета машинописных работ; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; основы организации труда; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Теги: ,

Должностные инструкции

08 Сен 2007 Трудовое право, делопроизводство, должностные инструкции

Должностные инструкции — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов.
Подготовка должностных инструкций регламентируется параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, в соответствии с которой должностная инструкция применяется как самостоятельный правовой акт. Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже.
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. В соответствии с методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов типовая структура текста должностной инструкции включает:

1.Общие положения.
2.Функции.
3.Права.
4.Ответственность.
5.Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 к ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает:

1.Общие положения.
2.Функции работника.
3.Обязанности работника.
4.Права работника.
5.Взаимоотношения (связи по должности) работника.
6.Ответственность работника.
7.Оценка работы.

В соответствии с требованиями указанного документа в разделе “Общие положения” устанавливаются:

1)задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
2)порядок замещения должности, т. е. – кем назначается и освобождается от должности данный работник;
3)профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
4)основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.


В разделе “Функции работника” определяются:

1)предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
2)перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д. ).

В разделе “Обязанности работника” указываются особенности:

1)связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
2)предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
3)требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
4)порядок исполнения поручений;
5)этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе “Права работника” определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе “Взаимоотношения” указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе “Оценка работы” перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.

Теги: , , ,

Коллективный договор

31 Авг 2007 делопроизводство, должностные инструкции, регистрация фирм

Организационные документы предприятия: Коллективный договор — это нормативно-правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения на предприятии (в организации, учреждении) и заключаемый работниками и работодателем в лице их полномочных представителей. Коллективный договор может заключаться предприятием в целом, а также в его филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В этом случае представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем.
Заключение коллективного договора осуществляется в соответствии с Законом РФ от 11.03.92 № 2490-1 “О коллективных договорах и соглашениях” (с изм. от 24.11.95, 01.05.99, 30.12.01) и Трудовым кодексом РФ.
Так, в соответствии со ст. 10 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать полномочные представители трудового коллектива предприятия либо общее собрание работников. Сторонами коллективного договора являются работники и работодатель. Порядок, сроки разработки проекта и заключения коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами и оформляются приказом по предприятию.

Проект коллективного договора подлежит обязательному обсуждению работниками в подразделениях предприятия. Проект дорабатывается с учетом поступивших замечаний, предложений, дополнений. Доработанный проект коллективного договора утверждается общим собранием работников предприятия и подписывается со стороны работников участниками представительного органа.
Работодатель обязан обеспечить представителям работников возможность доведения разработанных ими проектов коллективного договора до каждого работника, предоставлять имеющиеся у него средства внутренней связи и информации, множительную и иную оргтехнику, помещения для проведения в нерабочее время собраний, консультаций, а также места для размещения информационных материалов.
Подписанный сторонами коллективный договор с приложениями в 7-дневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения предприятия для уведомительной регистрации. При этом вступление коллективного договора в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.
При осуществлении регистрации коллективного договора (соглашения) соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с настоящим Кодексом, законами, иными нормативно-правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор (соглашение), а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора (соглашения), ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.
Содержание и структура коллективного договора определяются ст. 13 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” и ст. 41 ТК РФ. В соответствии с положениями указанных документов в коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1) форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
2) механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
3) занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
4) продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;
5) улучшение условий и охраны труда работников, в т. ч. женщин и молодежи (подростков);
6) добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;
7) соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
8) экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
9) гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
10) контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;
11) социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
12) отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

В коллективном договоре могут содержаться и другие условия, обусловленные спецификой предприятия (дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации).

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

В коллективный договор включаются нормативные положения, если в действующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.
Как правило, коллективный договор заключается на срок до трех лет. Стороны имеют право продлить действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Указанный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в коллективном договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят, дополнят действующий. Действие коллективного договора распространяется на всех работников предприятия, его филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения.
Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления предприятия, расторжения трудового договора (контракта) с руководителем предприятия. При реорганизации предприятия коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации, а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон.
При смене собственника имущества предприятия действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранении, изменении и дополнении действующего.
В ходе пересмотра коллективного договора должен быть решен вопрос о возможности сохранения льгот для работников и выполнения других условий, предусмотренных прежним коллективным договором.

При ликвидации предприятия в порядке и на условиях, установленных законодательством, коллективный договор действует в течение всего срока проведения ликвидации.
Изменения и дополнения коллективного договора в течение срока его действия производятся только по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в коллективном договоре, а если он не определен, — в порядке, установленном законодательством для его заключения. При ликвидации предприятия претензии работников по коллективному договору удовлетворяются из имущества ликвидируемого предприятия в соответствии с гражданским законодательством. Размер средств, направляемых на удовлетворение претензий работников, определяется и распределяется по подразделениям и среди работников ликвидационной комиссией по согласованию с представителем работников, подписавшим коллективный договор с приложениями.
Стороны, подписавшие единый коллективный договор, ежегодно или в сроки, предусмотренные в коллективном договоре, отчитываются о его выполнении на общем собрании (конференции) работников предприятия.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с Трудовым кодексом. Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном законодательством.
Контроль за выполнением коллективного договора осуществляется сторонами и их представителями, а также органами по труду. При осуществлении контроля стороны обязаны предоставлять всю необходимую для этого имеющуюся у них информацию.

ль

Теги: , , , ,

Делопроизводитель

18 июля 2007 делопроизводство, должностные инструкции

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.


Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-раслорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Теги: , , , , ,