Порядок работы с внутренними документами
26 Апр 2009 делопроизводство
Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие
основные этапы:
1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать.);
4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по
результатам согласования.);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости — также на тиражирование. );
7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям)
предприятия для руководства в повседневной работе;
8) помещение в дело.
Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть
ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем
(при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В
отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки
проекта, порядок их получения и использования в работе.
При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе,
ответственный исполнитель, как правило, использует:
1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по
данному вопросу;
2) документы служебной переписки;
3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).
В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих
записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора
текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется.
Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с
установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее
чем в двух экземплярах.
Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем
надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование.
Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта
документа (в виде виз и замечаний) или в “Листе согласования” (если проект подлежит
согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).
По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения.
Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись
(утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).
Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для
регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа “Инв. № ” и
внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование.
Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в
делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном
порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.
Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам
(структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе.
По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о
приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются
в архив или уничтожаются в установленном порядке.
Теги: делопроизводство, документы, доу